Comment utiliser Minutka

Tout commence ici. Aucune inscription nécessaire.

1. 1Sur la page d’accueil, appuyez sur « Créer une file » et saisissez un nom (par exemple « Accueil » ou « Caisse »).
2. 2Un écran « C’est prêt » s’ouvre. CONSERVEZ le lien de gestion (mettez-le en favori) — c’est votre clé pour la file, il n’y a pas de mot de passe. Ou connectez-vous à l’espace client pour garder toutes vos files au même endroit.
3. 3Dans les réglages, définissez vos guichets — vous pouvez les nommer (« Caisse 1 », « Accueil »), activer le son et la voix, et choisir de demander ou non un nom ou un numéro de téléphone.
4. 4En option : les coordonnées de l’établissement (téléphone avec choix du pays et masque de saisie, adresse), les services/départements, le format des numéros, l’image de marque (couleur, logo, écran sombre), une description et un mémo pour les visiteurs, le masquage de la position, la remise à zéro quotidienne des numéros, les horaires d’ouverture (en dehors, l’entrée par QR est fermée), la notation du service avec un lien vers les avis (les visiteurs satisfaits sont dirigés vers votre page d’avis publique, les mécontents vous écrivent en privé) et l’export des clients en CSV.
5. 5Votre propre jeu de numéros (en option) : si l’établissement possède déjà un jeu physique — quarante jetons, des tables, des casiers, des bureaux — saisissez-le dans les réglages de la file (« 1-40 » ou « 101, 103, 107 »). Les tickets ne sont alors délivrés que dans ce jeu, un numéro libéré revient aussitôt en circulation, et quand tout le jeu est en main, aucun nouveau ticket n’est délivré : il n’y a plus de place. L’opérateur peut toujours attribuer un numéro hors du jeu à la main, et cela ne concerne pas les numéros de commande saisis par un caissier.
6. 6Juste après la création, une liste « Premiers pas » apparaît — elle indique quoi configurer (marque, coordonnées, impression du QR, ouverture de l’écran d’affichage).
7. 7« Juste une question » (en option) : activez le bouton dans les réglages de la file, et le visiteur voit un second bouton à côté de « Rejoindre la file ». Un tel ticket ne fait pas partie de la file principale : « Suivant » ne le prend pas, et l’opérateur l’appelle avec un bouton distinct entre deux visites — il y voit combien de personnes attendent une réponse et depuis combien de temps. Les statistiques montrent combien de questions il y a eu et à quelle vitesse on y a répondu.
8. 8« Ticket uniquement sur place » (en option) : depuis l’établissement, appuyez sur « Relever le point ici » dans les réglages de la file et choisissez un rayon (de 100 m à 2 km). Ensuite, la file en direct ne peut être rejointe qu’à proximité — fini les tickets pris depuis chez soi « pour ne pas attendre » et la revente de places. Appuyez SUR PLACE et depuis le téléphone que vous avez avec vous : le point est relevé sur cet appareil précis. Les rendez-vous d’autres jours ne sont pas concernés, et la borne comme l’opérateur délivrent des tickets comme avant — un visiteur qui refuse la géolocalisation ne reste donc pas sans ticket. En intérieur, un téléphone se localise de façon imprécise (après l’appui, vous verrez la marge d’erreur — choisissez le rayon d’après elle), et cette marge est comptée en faveur du visiteur. Et pour être honnête : une position peut être falsifiée — c’est une protection contre l’abus ordinaire, pas contre un contournement délibéré.
9. 9Ouvrez « QR code » et choisissez un format : affiche A4 ou A5, autocollant 10 × 10 cm pour la porte ou feuille A4 de six autocollants. Le bouton « Télécharger le PDF » fournit un fichier au format de page exact (imprimez « tel quel », à 100 %, sans « ajuster à la page ») — l’autocollant fera vraiment 10 × 10. Ouvrez « Écran d’affichage » sur un écran de la salle d’attente.
10. 10Une file devenue inutile peut être supprimée — depuis l’espace client (icône corbeille) ou en bas de la page de gestion.

L’opérateur travaille depuis une tablette ou un ordinateur à son poste.

1. 1Ouvrez le « lien opérateur » (l’organisateur le partage depuis les réglages de la file).
2. 2S’il y a plusieurs guichets, choisissez le vôtre (Guichet 1, 2, 3…). Le choix est mémorisé sur cet appareil.
3. 3« Suivant » — appeler le prochain visiteur à votre guichet. Son numéro apparaît sur l’écran d’affichage et sur son téléphone.
4. 4« Inviter depuis la file » ouvre la liste de tous ceux qui attendent : appuyez sur un ticket pour appeler précisément cette personne. Les tickets prioritaires et ceux des visiteurs à mobilité réduite sont mis en évidence dans la liste.
5. 5« Ajouter » délivre un ticket à quelqu’un sans smartphone ; vous pouvez le marquer « prioritaire » (mobilité réduite, avec enfants) pour qu’il passe en tête.
6. 6« Retirer » — pour un visiteur qui ne s’est pas présenté (avec une brève annulation en cas d’appui par erreur).
7. 7« Écrire au visiteur » — un court message qui apparaît sur son écran et arrive en notification : « préparez votre pièce d’identité », « nous avons 15 minutes de retard ».
8. 8Si la messagerie sur le ticket est activée dans les réglages, le visiteur peut répondre à ce message. Il ne peut répondre QU’APRÈS votre message : celui à qui vous n’avez pas écrit n’a aucun champ de saisie, ce qui ferme le canal aux insultes et au spam. Au plus 5 réponses par ticket, et vous pouvez clore la conversation à tout moment. Un ticket qui attend votre réponse est marqué dans la liste ; la marque disparaît dès que vous répondez.
9. 9« Reporter » — si un client s’est absenté : il revient dans la file et sera appelé après les visiteurs en cours. Et « Absents — rappeler » liste les personnes récemment passées, pour rappeler un visiteur qui revient.
10. 10« Message à toute la file » — envoyer un seul texte à tous ceux qui attendent (« 20 minutes de retard », « accueil suspendu ») : il apparaît sur leur écran et arrive en notification.
11. 11« Piloter depuis une messagerie » (forfait Business) — reliez un bot Telegram à votre poste (un seul lien depuis le téléphone) et appelez les visiteurs par des commandes directement dans le chat : « next » pour le suivant, « no » pour un absent, « status » pour le nombre en attente. Pratique quand on n’a pas le temps de garder une tablette ouverte.

Quand plusieurs postes de service sont ouverts en même temps.

1. 1Dans les réglages de la file (écran organisateur), augmentez « Guichets de service » jusqu’au nombre voulu.
2. 2Donnez à tous les opérateurs le même lien opérateur.
3. 3Sur son propre appareil, chaque opérateur choisit SON guichet — il ne faut pas que deux personnes choisissent le même.
4. 4Ensuite, chacun appuie sur « Suivant » — le système gère un flux commun, et l’écran affiche « numéro → guichet ».

Pour les banques, les administrations, les cliniques : quand les guichets traitent des sujets différents (Caisse, Crédit, Prêt immobilier). Les services et l’aiguillage sont inclus dans le forfait Business.

1. 1Dans les réglages de la file, créez vos services — par exemple « Crédit », « Caisse », « Prêt immobilier ». Chacun peut avoir son préfixe de numéro (C042, P017) pour se distinguer sur l’écran et dans la liste.
2. 2Le visiteur scanne un seul QR commun et, en prenant son ticket, choisit le service voulu — le ticket reçoit son préfixe.
3. 3Reliez les guichets aux services : le guichet de caisse sert « Caisse », le bureau des prêts sert « Prêt immobilier ». Un guichet sans lien prend tout le monde.
4. 4L’opérateur appuie simplement sur « Suivant » — le système ne lui donne que les tickets de son service (plus ceux sans service), par priorité et par numéro. Pas besoin de deviner qui appeler.
5. 5Parcours en plusieurs étapes : avec le bouton « Transférer », envoyez le visiteur vers le service suivant (accueil → médecin → caisse) — le même numéro revient dans la file du bon service, et la personne reçoit une notification « vous avez été orienté ».
6. 6Si les départements sont à des adresses physiquement différentes, un réseau d’établissements convient mieux ; les services, eux, servent aux différentes lignes d’une même salle.

Rien à installer, aucune inscription.

1. 1Pointez la caméra du téléphone vers le QR code à l’entrée et ouvrez la page.
2. 2Appuyez sur « Rejoindre la file » — vous verrez votre numéro et le nombre de personnes devant vous.
3. 3Activez les notifications : push du navigateur et/ou Telegram — vous pourrez alors ranger le téléphone.
4. 4Vous pouvez prévenir l’opérateur avec « J’arrive » ou « Je suis en retard » — il le verra à côté de votre numéro.
5. 5Quand votre tour arrive, vous recevez un signal « Présentez-vous », et l’écran annonce votre numéro et le guichet.

Un grand écran ou un téléviseur visible par les visiteurs.

1. 1Ouvrez le « lien de l’écran d’affichage » sur n’importe quel appareil doté d’un écran (TV, moniteur, mini-PC).
2. 2Appuyez sur le bouton du son pour que les appels soient annoncés à voix haute, et passez en plein écran.
3. 3L’écran montre qui est appelé en ce moment et la liste des prochains numéros « Dans la file » — il se met à jour tout seul en temps réel.
4. 4À côté du nombre de personnes en attente, l’écran indique le temps approximatif avant l’appel (« ≈ 15 min ») — calculé d’après la vitesse réelle de service et le nombre de guichets.
5. 5Vous pouvez choisir la mise en page de l’écran (moderne / classique / tableau d’appels / publicité / vertical) et activer un thème sombre pour une TV très lumineuse. « Vertical » est prévu pour un téléviseur tourné en portrait (comme dans les banques) : la publicité en haut, les appels en bas. Les numéros défilent en douceur lors de l’appel.
6. 6Médias et publicité (forfait Business) : dans la section « Publicité », chargez des diapositives et des vidéos YouTube — promotions, annonces. La mise en page « Publicité » dédiée affiche un grand bloc média avec les appels en format compact à côté et une légende sous le contenu.
7. 7Plusieurs écrans dans la salle ? Dans les réglages, créez des « moniteurs » : par exemple « 1er étage » affiche les guichets 1 à 3, tandis qu’« Accueil » n’affiche que son propre guichet. Chacun a son lien et sa mise en page.

Pour que les visiteurs sans smartphone prennent eux-mêmes un ticket.

1. 1Dans les réglages de la file, ouvrez le lien « Borne » et lancez-le sur une tablette à l’entrée (en plein écran).
2. 2Un grand bouton « Prendre un ticket » délivre un numéro et l’affiche à l’écran quelques secondes.
3. 3Pratique pour ceux qui n’ont pas de téléphone : on prend un ticket et on attend son appel sur l’écran.

Pour qu’un visiteur ne rate jamais son appel, même téléphone rangé.

1. 1Rien à configurer : juste après la délivrance du ticket, nous posons la question au visiteur nous-mêmes — une fenêtre propose les canaux. Elle n’apparaît qu’une fois par ticket ; si la personne la ferme, le ticket fonctionne comme avant : la page se rafraîchit toute seule et le numéro reste à l’écran.
2. 2« Être prévenu via Telegram » — un message dans la messagerie ; il suffit d’appuyer une fois sur « Démarrer », et il arrive même téléphone dans la poche. C’est l’option la plus fiable, et elle marche sur n’importe quel téléphone.
3. 3« Notifications du navigateur » — une bannière envoyée directement par le site, sans messagerie. Fonctionne sur Android et sur ordinateur.
4. 4Sur iPhone, les notifications du navigateur sont un cas particulier : Safari ne les autorise que pour les sites ajoutés à l’écran d’accueil. Sur iPhone, cette option ouvre donc le menu « Partager » avec l’indication d’appuyer sur « Sur l’écran d’accueil » — ensuite, les notifications fonctionnent. Ceux qui ne veulent pas s’en occuper choisissent la messagerie.
5. 5Sur l’écran de la salle — un son et l’annonce vocale du numéro. C’est la solution de secours pour ceux qui ont refusé toutes les notifications.

Une équipe d’opérateurs et d’administrateurs — chacun avec son propre accès.

1. 1Dans les réglages de la file, ouvrez « Équipe » et ajoutez un poste d’opérateur — il recevra un lien personnel ou un court code PIN.
2. 2Rôles : l’opérateur appelle et sert ; l’administrateur modifie aussi les réglages et voit les statistiques.
3. 3Vous pouvez inviter un employé par e-mail (compte complet) ou attribuer un poste sans e-mail (par lien/PIN).
4. 4Une personne qui travaille dans plusieurs files se crée une seule fois : « Équipe » dans le menu de l’espace client. Ouvrez la personne, cochez les files, choisissez un rôle — elle reçoit UN SEUL code d’accès pour toutes. Décocher désactive le poste sans le supprimer : l’historique des passages est conservé, et le même code fonctionne à nouveau quand vous recochez.
5. 5Toutes les actions sont consignées dans un journal ; l’accès d’une personne partie se révoque d’un appui — ses liens et son PIN cessent de fonctionner.

Un code à usage unique depuis votre téléphone en plus du mot de passe. Disponible sur tous les forfaits, y compris le gratuit.

1. 1Espace client → Réglages → « Connexion à deux facteurs » → « Activer ». Un QR code apparaît.
2. 2Scannez-le avec n’importe quelle application d’authentification : Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password. Saisissez les six chiffres affichés.
3. 3Conservez les codes de secours : ils ne sont affichés qu’une fois et restent le seul moyen d’entrer si le téléphone est perdu.
4. 4Téléphone et codes perdus ? Écrivez au support : nous réinitialisons après avoir vérifié que le compte est bien le vôtre.

Si vous avez plusieurs sites, regroupez-les en réseau. Les réseaux sont inclus dans le forfait Réseau.

1. 1Dans l’espace client, appuyez sur « regrouper en réseau » et ajoutez les files de vos établissements.
2. 2Un réseau partage une marque commune (couleur/logo hérités par les établissements) et offre des statistiques consolidées sur tous les sites à la fois.
3. 3Chaque établissement peut toujours être géré séparément, et les employés peuvent être transférés d’un établissement à l’autre.

Comprendre votre flux : combien de visiteurs servis et à quelle vitesse.

1. 1Ouvrez « Statistiques » sur la page de la file (ou « Statistiques de l’espace client » — consolidées sur toutes les files).
2. 2En direct : visiteurs servis et admis aujourd’hui, qui est dans la file en ce moment, affluence par heure.
3. 3Par période (forfait Business) : choisissez 7 / 30 / 90 jours ou votre propre plage — visiteurs servis, absences, attente et durée de service moyennes, par jour, guichet et employé, avec comparaison à la période précédente.
4. 4Prévision intelligente de l’affluence (forfait Business) : à partir de huit semaines de données, le système montre les heures de pointe, conseille combien de guichets ouvrir à chaque heure et prévoit le flux sur sept jours.
5. 5Rapport imprimable (forfait Business) : sous le bloc de période, deux boutons — « Télécharger le PDF » et « Envoyer par e-mail ». Le rapport contient les chiffres clés comparés à la période précédente, un graphique par jour, les tableaux des guichets et des employés, les réclamations privées et des conclusions rédigées : où l’affluence est irrégulière, quel guichet est plus lent, combien de personnes n’ont pas attendu. L’e-mail part à l’adresse du compte, qui doit être confirmée.
6. 6Le même rapport existe pour tout l’espace client d’un coup — consolidé sur tous vos sites.
7. 7Les clients peuvent toujours être exportés vers Excel (CSV) si vous avez besoin des lignes brutes (forfait Business).

Le retour des visiteurs en un seul appui.

1. 1Activez la notation dans les réglages de la file (carte « Coordonnées et notation »).
2. 2Après son passage, le visiteur donne 1 à 5 étoiles d’un appui sur sa page.
3. 3La note moyenne et le nombre d’avis apparaissent dans les statistiques de la période choisie.

Un écran de retrait au lieu d’une file : les numéros passent de « En préparation » à « Prêtes » et y restent jusqu’au retrait de la commande. Inclus dans le forfait Gratuit.

1. 1Dans les réglages de la file, ouvrez « Mode » et activez « Mode commandes ». Attention : une file est soit en direct, soit sur rendez-vous, soit en commandes — l’activer désactive les rendez-vous.
2. 2La mise en page d’écran « Commandes » s’active toute seule. Elle n’apparaît dans « Apparence » que dans ce mode.
3. 3Sur l’écran opérateur, le caissier saisit le numéro du ticket de caisse et appuie sur « Accepter » — la commande passe dans « En préparation ».
4. 4Quand la commande est prête, appuyez sur « Prête » : le numéro passe dans « Prêtes » et reste sur l’écran. Contrairement à une file classique, une nouvelle commande prête ne remplace pas la précédente — plusieurs peuvent attendre le retrait en même temps.
5. 5Une fois la commande retirée, appuyez sur « Remise ». Si personne ne vient, le numéro quitte l’écran tout seul — le délai se règle au même endroit, dans la section « Mode » (15 minutes par défaut).
6. 6Un client qui a pris son numéro via le QR code reçoit une notification « Votre commande est prête » — pas besoin de bipeur. Si c’est le caissier qui a saisi le numéro, le client suit uniquement l’écran.
7. 7La colonne publicitaire verticale à droite des numéros fait partie des médias sur l’écran, disponibles avec le forfait Business. Sans lui, l’écran a simplement deux colonnes.

Quand il vous faut des réservations horaires plutôt qu’une file en direct. Les rendez-vous sont inclus dans le forfait Business.

1. 1Dans les réglages de la file, activez le mode « Rendez-vous » et définissez le fuseau horaire, les horaires, la durée des créneaux, la capacité et les jours ouvrés.
2. 2Vous pouvez ajouter des spécialistes — le visiteur choisit alors avec qui prendre rendez-vous ; les services peuvent avoir des durées différentes, et les créneaux ne se chevauchent jamais.
3. 3Le visiteur choisit un créneau libre au lieu d’un ticket ; un rappel arrive avant le rendez-vous — combien d’heures avant, c’est vous qui le décidez (et il peut être désactivé).
4. 4Liste d’attente : si le jour choisi est complet, le visiteur appuie sur « Me prévenir si une place se libère ». Quand quelqu’un annule ou déplace son rendez-vous, le premier inscrit sur la liste reçoit automatiquement une notification dans le navigateur — un créneau libéré n’est jamais perdu.
5. 5L’opérateur voit les rendez-vous et les marque « servi » / « absent ». Les notifications, l’écran d’affichage et les statistiques fonctionnent de la même façon.
6. 6Google Agenda (forfait Business) : connectez le compte de la file ou d’un spécialiste précis — les réservations deviennent d’elles-mêmes des événements, un déplacement déplace l’événement, une annulation le supprime. Dans l’autre sens, les heures déjà occupées dans votre agenda disparaissent de la grille de réservation, si bien qu’un rendez-vous personnel ne peut plus être doublement réservé. Nous créons un agenda « Minutka » séparé et n’écrivons que dedans — vos événements personnels nous restent inaccessibles. Le nom du visiteur n’est pas transmis tant que vous ne l’activez pas vous-même.

Relier la file à vos propres systèmes (API, webhooks, agenda) — avec le forfait Réseau.

1. 1API REST ouverte : dans l’espace client, sur la page « API », créez une clé et lisez ou créez des tickets et des rendez-vous depuis votre propre logiciel ou site. La documentation et les exemples sont au même endroit.
2. 2Webhooks : les événements de la file (appelé, servi) sont envoyés automatiquement à votre adresse — vers votre ERP, votre logiciel médical ou votre service maison.
3. 3Automatisation sans code : pointez ces webhooks vers Zapier ou Make et connectez Google Sheets, Slack, un CRM et des milliers d’autres applications — sans programmer.
4. 4Agenda : abonnez-vous à un lien .ics — les rendez-vous apparaissent dans Google Agenda, Outlook ou Apple Calendar et se mettent à jour tout seuls.