Como usar a Minutka

Tudo começa aqui. Não precisa de cadastro.

1. 1Na página inicial, toque em «Criar uma fila» e digite um nome (por exemplo «Recepção» ou «Caixa»).
2. 2Abre a tela «Pronto». SALVE o link de gerenciamento (adicione aos favoritos): ele é a sua chave da fila, não há senha. Ou entre no painel para ter todas as filas em um só lugar.
3. 3Nas configurações, defina os guichês: dá para nomeá-los («Caixa 1», «Recepção»), ligar som e voz e escolher se pede nome ou telefone.
4. 4Opcional: contatos do estabelecimento (telefone com seletor de país e máscara, endereço), serviços/setores, formato da senha, identidade visual (cor, logotipo, painel escuro), descrição e aviso para o cliente, ocultar a posição, zeragem automática diária da numeração, horário de funcionamento (fora dele a entrada por QR fica fechada), avaliação do atendimento com link para opiniões (os satisfeitos vão para a sua página pública, os insatisfeitos escrevem para você em particular) e exportação de clientes em CSV.
5. 5Seu próprio conjunto de senhas (opcional): se o estabelecimento já tem um conjunto físico (quarenta fichas, mesas, armários, salas), informe nas configurações da fila («1-40» ou «101, 103, 107»). As senhas só saem desse conjunto, uma senha liberada volta na hora para a circulação e, quando todo o conjunto está em uso, nenhuma senha nova é emitida: não há lugar. O atendente ainda pode dar uma senha fora do conjunto manualmente, e os números de pedido digitados pelo caixa não são afetados.
6. 6Logo após criar, aparece a lista «Primeiros passos», que indica o que configurar (marca, contatos, imprimir o QR, abrir o painel).
7. 7«Só uma pergunta» (opcional): ative o botão nas configurações da fila e o cliente vê um segundo botão ao lado de «Entrar na fila». Essa senha não fica na fila geral: «Próximo» não a pega, e o atendente a chama com um botão separado entre atendimentos, onde vê quantas pessoas esperam resposta e há quanto tempo. Nas estatísticas dá para ver quantas perguntas houve e com que rapidez foram respondidas.
8. 8«Senha só no local» (opcional): estando no estabelecimento, toque em «Marcar o ponto aqui» nas configurações da fila e escolha um raio (de 100 m a 2 km). A partir daí só dá para entrar na fila ao vivo por perto: acabam as senhas pegas de casa «para não esperar depois» e a revenda de lugares. Toque NO LOCAL e pelo celular que estiver com você: o ponto é capturado desse aparelho. Agendamentos para outros dias não são afetados, e o quiosque e o atendente continuam emitindo senhas como antes, então quem não compartilha a localização não fica sem senha. Em ambientes fechados o celular se localiza com pouca precisão (depois de tocar você verá a margem de erro; escolha o raio por ela), e essa margem conta a favor do cliente. E, com franqueza: a localização pode ser falsificada; isso protege contra o abuso cotidiano, não contra quem burla de propósito.
9. 9Abra «QR code» e escolha o formato: cartaz A4 ou A5, adesivo de 10 × 10 cm para a porta ou folha A4 com seis adesivos. O botão «Baixar PDF» gera um arquivo com o tamanho exato de página (imprima «como está», 100 %, sem «ajustar à página»): o adesivo sai com 10 × 10 exatos. Abra o «Painel» em uma tela do salão.
10. 10Uma fila que não precisa mais pode ser excluída no painel (ícone de lixeira) ou no fim da página de gerenciamento.

O atendente trabalha de um tablet ou computador no seu posto.

1. 1Abra o «link do atendente» (o organizador compartilha a partir das configurações da fila).
2. 2Se há vários guichês, escolha o seu (Guichê 1, 2, 3…). A escolha fica salva neste aparelho.
3. 3«Próximo»: chama o próximo cliente para o seu guichê. A senha dele aparece no painel e no celular dele.
4. 4«Convidar da fila» abre a lista de quem espera: toque na senha para chamar exatamente aquela pessoa. Senhas prioritárias e de pessoas com mobilidade reduzida ficam destacadas na lista.
5. 5«Adicionar» dá uma senha a quem não tem smartphone; dá para marcar como «prioritária» (mobilidade reduzida, com crianças) para ir para a frente.
6. 6«Remover»: para um cliente que não apareceu (com um breve desfazer, caso toque sem querer).
7. 7«Escrever para o cliente»: uma mensagem curta que aparece na tela dele e chega como notificação («tenha o documento em mãos», «estamos 15 minutos atrasados»).
8. 8Se as mensagens na senha estiverem ativadas nas configurações, o cliente pode responder a essa mensagem. Ele só pode responder DEPOIS da sua mensagem: quem não recebeu nada não tem campo de texto, então o canal fica fechado para ofensas e spam. No máximo 5 respostas por senha, e você pode encerrar a conversa quando quiser. A senha que espera sua resposta fica marcada na lista; a marca some assim que você responde.
9. 9«Adiar»: se o cliente se afastou, ele volta para a fila e é chamado depois dos atuais. E «Não vieram: chamar de volta» mostra quem foi pulado há pouco, para chamar de novo quem retornou.
10. 10«Mensagem para toda a fila»: envia um texto para todos que esperam de uma vez («atendimento atrasado 20 minutos», «atendimento pausado»); aparece na tela deles e chega como notificação.
11. 11«Gerenciar pelo mensageiro» (plano Business): vincule um bot do Telegram ao seu posto (um link pelo celular) e chame os clientes com comandos direto no chat: «next» para o próximo, «no» para quem não veio, «status» para saber quantos esperam. Prático quando não dá para manter o tablet aberto.

Quando vários pontos de atendimento funcionam ao mesmo tempo.

1. 1Nas configurações da fila (tela do organizador), aumente «Guichês de atendimento» para o número necessário.
2. 2Dê a todos os atendentes o mesmo link de atendente.
3. 3Cada atendente escolhe o SEU guichê no próprio aparelho: é importante que duas pessoas não escolham o mesmo.
4. 4Depois cada um toca em «Próximo»: o sistema gerencia um fluxo único e o painel mostra «senha → guichê».

Para bancos, órgãos públicos, clínicas: quando os guichês cuidam de assuntos diferentes (Caixa, Crédito, Financiamento). Serviços e direcionamento fazem parte do plano Business.

1. 1Nas configurações da fila, cadastre os serviços, por exemplo «Crédito», «Caixa», «Financiamento». Cada um pode ter seu prefixo de senha (C042, F017) para se destacar no painel e na lista.
2. 2O cliente escaneia um único QR comum e, ao pegar a senha, escolhe o serviço que precisa: a senha recebe o prefixo dele.
3. 3Vincule os guichês aos serviços: o guichê do caixa atende «Caixa», a sala de financiamento atende «Financiamento». Um guichê sem vínculo atende todos.
4. 4O atendente só toca em «Próximo»: o sistema entrega apenas senhas do serviço dele (mais as senhas sem serviço), por prioridade e número. Não precisa adivinhar quem chamar.
5. 5Atendimento em etapas: com o botão «Transferir», encaminhe o cliente ao próximo serviço (recepção → médico → caixa); a mesma senha volta para a fila do serviço certo e a pessoa recebe o aviso «você foi encaminhado».
6. 6Se os setores ficam em endereços diferentes, uma rede de unidades encaixa melhor; os serviços são para linhas diferentes dentro do mesmo salão.

Não precisa instalar nada nem se cadastrar.

1. 1Aponte a câmera do celular para o QR code na entrada e abra a página.
2. 2Toque em «Entrar na fila»: você verá sua senha e quantas pessoas estão na frente.
3. 3Ative os avisos: push do navegador e/ou Telegram; assim dá para guardar o celular.
4. 4Dá para avisar o atendente com os botões «Estou a caminho» ou «Vou me atrasar»: ele vê isso ao lado da sua senha.
5. 5Quando chegar a sua vez, você recebe o sinal «Dirija-se ao atendimento» e o painel anuncia sua senha e o guichê.

Uma tela grande ou TV que os clientes veem.

1. 1Abra o «link do painel» em qualquer aparelho com tela (TV, monitor, mini PC).
2. 2Toque no botão de som para as chamadas serem anunciadas por voz e coloque em tela cheia.
3. 3O painel mostra quem está sendo chamado e a lista das próximas senhas «Na fila», atualizada sozinha em tempo real.
4. 4Ao lado do número de pessoas esperando, o painel mostra o tempo aproximado até a chamada («≈ 15 min»), calculado pela velocidade real de atendimento e pelo número de guichês.
5. 5Dá para escolher o layout do painel (moderno / clássico / quadro de chamadas / publicidade / vertical) e ativar o tema escuro para TVs muito claras. «Vertical» é para a TV em pé (como nos bancos): publicidade em cima, chamadas embaixo. As senhas deslizam suavemente ao serem chamadas.
6. 6Mídia e publicidade (plano Business): na seção «Publicidade», envie slides e vídeos do YouTube: promoções, avisos. O layout «Publicidade» dedicado mostra um bloco de mídia grande com as chamadas compactas ao lado e uma legenda embaixo do conteúdo.
7. 7Várias telas no salão? Nas configurações, crie «monitores»: por exemplo «1.º andar» mostra os guichês 1–3 e «Recepção» mostra só o dela. Cada um tem seu link e seu layout.

Para os clientes sem smartphone pegarem a senha sozinhos.

1. 1Nas configurações da fila, abra o link «Quiosque» e abra-o em um tablet na entrada (em tela cheia).
2. 2Um botão grande «Pegar senha» emite a senha e a mostra na tela por alguns segundos.
3. 3Prático para quem não tem celular: pega a senha e espera a chamada no painel.

Para o cliente não perder a chamada, mesmo com o celular guardado.

1. 1Não precisa configurar nada: logo depois de emitir a senha, nós mesmos perguntamos ao cliente, com uma janela que oferece os canais. Ela aparece uma vez por senha; se a pessoa fechar, a senha continua funcionando: a página se atualiza sozinha e o número fica na tela.
2. 2«Avisar pelo Telegram»: uma mensagem no mensageiro; basta tocar em «Iniciar» uma vez e ela chega mesmo com o celular no bolso. É a opção mais confiável e funciona em qualquer celular.
3. 3«Avisos do navegador»: um banner direto do site, sem mensageiro. Funciona no Android e no computador.
4. 4No iPhone os avisos do navegador são um caso especial: o Safari só os permite em sites adicionados à tela de início. Por isso, no iPhone essa opção abre o menu «Compartilhar» com a dica de tocar em «Adicionar à Tela de Início»; depois disso os avisos funcionam. Quem não quer se preocupar escolhe o mensageiro.
5. 5No painel do salão, um som e o anúncio da senha por voz. É o reforço para quem recusou todos os avisos.

Uma equipe de atendentes e administradores, cada um com seu próprio acesso.

1. 1Nas configurações da fila, abra «Equipe» e adicione uma vaga de atendente: ele recebe um link pessoal ou um PIN curto.
2. 2Funções: o atendente chama e atende; o administrador também altera configurações e vê os relatórios.
3. 3Dá para convidar um funcionário por e-mail (conta completa) ou dar uma vaga sem e-mail (por link/PIN).
4. 4Quem trabalha em várias filas é cadastrado uma vez só: «Equipe» no menu do painel. Abra a pessoa, marque as filas, escolha a função, e ela recebe UM código de acesso para todas. Desmarcar desativa a vaga sem excluí-la: o histórico de atendimentos fica guardado e o mesmo código volta a funcionar quando você marcar de novo.
5. 5Todas as ações ficam registradas; o acesso de quem saiu é revogado com um toque, e os links e o PIN dessa pessoa deixam de funcionar.

Um código de uso único do seu celular além da senha. Disponível em todos os planos, inclusive no grátis.

1. 1Painel → Configurações → «Login em duas etapas» → «Ativar». Aparece um QR code.
2. 2Escaneie com qualquer aplicativo autenticador: Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password. Digite os seis dígitos mostrados.
3. 3Guarde os códigos de recuperação: eles aparecem uma única vez e são a única forma de entrar se o celular for perdido.
4. 4Perdeu o celular e os códigos? Escreva para o suporte: redefinimos depois de confirmar que a conta é sua.

Se você tem várias unidades, agrupe-as em uma rede. As redes fazem parte do plano Rede.

1. 1No painel, toque em «agrupar em rede» e adicione as filas das suas unidades.
2. 2A rede tem marca comum (cor e logotipo herdados pelas unidades) e relatórios consolidados de todas as unidades de uma vez.
3. 3Cada unidade continua podendo ser gerenciada separadamente, e os funcionários podem ser transferidos entre unidades.

Entender o fluxo: quantos foram atendidos e com que rapidez.

1. 1Abra «Relatórios» na página da fila (ou «Relatórios do painel», consolidados de todas as filas).
2. 2Em tempo real: atendidos e admitidos hoje, quem está na fila agora, movimento por hora.
3. 3Por período (plano Business): escolha 7 / 30 / 90 dias ou um intervalo próprio: atendidos, faltas, espera e atendimento médios, por dia, guichê e funcionário, com comparação ao período anterior.
4. 4Previsão inteligente de movimento (plano Business): com os dados de 8 semanas, o sistema mostra os horários de pico, sugere quantos guichês abrir a cada hora e prevê o fluxo dos próximos 7 dias.
5. 5Relatório para imprimir (plano Business): abaixo do bloco de período há dois botões, «Baixar PDF» e «Enviar por e-mail». O relatório traz os números principais comparados ao período anterior, um gráfico por dia, tabelas de guichês e funcionários, reclamações privadas e conclusões por escrito: onde o movimento é irregular, qual guichê é mais lento, quantas pessoas desistiram. O e-mail vai para o endereço da conta, que precisa estar confirmado.
6. 6O mesmo relatório existe para o painel inteiro, consolidado de todas as suas unidades.
7. 7Os clientes continuam podendo ser exportados para Excel (CSV) se você precisar das linhas brutas (plano Business).

Opinião dos clientes com um toque.

1. 1Ative a avaliação nas configurações da fila (cartão «Contatos e avaliação»).
2. 2Depois do atendimento, o cliente dá de 1 a 5 estrelas com um toque na sua página.
3. 3A nota média e o número de avaliações aparecem nos relatórios do período escolhido.

Uma tela de retirada em vez de fila: os números passam de «Em preparo» para «Prontos» e ficam lá até o pedido ser retirado. Faz parte do plano Grátis.

1. 1Nas configurações da fila, abra a seção «Modo» e ative o «Modo pedidos». Atenção: uma fila é ao vivo, por agendamento ou de pedidos; ativar isso desliga o agendamento.
2. 2O layout de painel «Pedidos» é ativado sozinho. Em «Aparência» ele só aparece neste modo.
3. 3Na tela do atendente, o caixa digita o número do cupom e toca em «Aceitar»: o pedido vai para «Em preparo».
4. 4Quando o pedido estiver pronto, toque em «Pronto»: o número passa para «Prontos» e fica no painel. Diferente de uma fila comum, um novo pedido pronto não substitui o anterior: vários podem esperar retirada ao mesmo tempo.
5. 5Quando o pedido for retirado, toque em «Entregue». Se ninguém vier buscar, o número sai do painel sozinho; o prazo é definido na mesma seção «Modo» (15 minutos por padrão).
6. 6O cliente que pegou o número pelo QR code recebe o aviso «Seu pedido está pronto»: não precisa de pager. Se o número foi digitado pelo caixa, o cliente acompanha só pela tela.
7. 7A coluna vertical de publicidade à direita dos números faz parte da mídia no painel, do plano Business. Sem ele, o painel tem apenas duas colunas.

Quando você precisa de reservas com hora em vez de fila ao vivo. O agendamento faz parte do plano Business.

1. 1Nas configurações da fila, ative o modo «Agendamento» e defina o fuso horário, o horário de atendimento, a duração do horário, a capacidade e os dias úteis.
2. 2Dá para cadastrar profissionais; então o cliente escolhe com quem agendar. Os serviços podem ter durações diferentes e os horários nunca se sobrepõem.
3. 3O cliente escolhe um horário livre em vez de uma senha; antes do atendimento chega um lembrete, com a antecedência que você definir (também pode ser desligado).
4. 4Lista de espera: se o dia escolhido estiver lotado, o cliente toca em «Avisar se vagar». Quando alguém cancela ou remarca, o primeiro da lista recebe automaticamente um aviso no navegador: um horário liberado nunca fica perdido.
5. 5O atendente vê os agendamentos e marca «atendido» / «não veio». Avisos, painel e relatórios funcionam do mesmo jeito.
6. 6Google Agenda (plano Business): conecte a conta da fila ou de um profissional específico e as reservas viram eventos sozinhas; remarcar move o evento e cancelar o exclui. No sentido inverso, os horários ocupados na sua agenda somem da grade de agendamento, então ninguém mais marca em cima de um compromisso pessoal. Criamos uma agenda «Minutka» separada e escrevemos só nela: seus eventos pessoais ficam fora do nosso alcance. O nome do cliente não é enviado até você ativar isso.

Conectar a fila aos seus sistemas (API, webhooks, calendário), no plano Rede.

1. 1API REST aberta: no painel, na página «API», crie uma chave e leia ou crie senhas e agendamentos a partir do seu programa ou site. A documentação e os exemplos estão lá mesmo.
2. 2Webhooks: os eventos da fila (chamado, atendido) são enviados automaticamente para o seu endereço: ao seu ERP, sistema de saúde ou serviço próprio.
3. 3Automação sem código: aponte esses webhooks para o Zapier ou o Make e conecte Google Sheets, Slack, um CRM e milhares de outros aplicativos, sem programar.
4. 4Calendário: assine um link .ics e os agendamentos aparecem no Google Agenda, Outlook ou Apple Calendar, atualizando-se sozinhos.