Cómo usar Minutka

Aquí empieza todo. No hace falta registrarse.

1. 1En la página principal pulse «Crear una cola» e introduzca un nombre (por ejemplo «Recepción» o «Caja»).
2. 2Se abre la pantalla «Listo». GUARDE el enlace de gestión (añádalo a marcadores): es su llave de la cola, no hay contraseña. O inicie sesión en el panel para tener todas las colas en un mismo sitio.
3. 3En los ajustes defina las ventanillas: puede ponerles nombre («Caja 1», «Recepción»), activar el sonido y la voz y elegir si se pide nombre o teléfono.
4. 4Opcional: datos de contacto del local (teléfono con selector de país y máscara, dirección), servicios/departamentos, formato del número, imagen de marca (color, logotipo, pantalla oscura), descripción y aviso para el visitante, ocultar la posición, reinicio automático diario de la numeración, horario de atención (fuera de él la entrada por QR está cerrada), valoración de la atención más enlace a reseñas (los satisfechos van a su página pública de reseñas, los insatisfechos le escriben en privado) y exportación de clientes a CSV.
5. 5Su propio juego de números (opcional): si el local ya tiene un juego físico (cuarenta fichas, mesas, taquillas, consultas), escríbalo en los ajustes de la cola («1-40» o «101, 103, 107»). Los turnos solo se emitirán de ese juego, un número liberado vuelve enseguida a circular y, cuando todo el juego está en uso, no se emite ningún turno nuevo: no quedan plazas. El operador puede igualmente dar a mano un número fuera del juego, y este no afecta a los números de pedido que teclea el cajero.
6. 6Justo después de crearla aparece la lista «Primeros pasos», que indica qué configurar (marca, contactos, imprimir el QR, abrir la pantalla).
7. 7«Solo una consulta» (opcional): active el botón en los ajustes de la cola y el visitante verá un segundo botón junto a «Ponerse en la cola». Ese turno no está en la cola general: «Siguiente» no lo coge, y el operador lo llama con un botón aparte entre visitas, donde se ve cuántas personas esperan respuesta y desde cuándo. En las estadísticas se ve cuántas consultas hubo y con qué rapidez se respondieron.
8. 8«Turno solo en el local» (opcional): estando en el local, pulse «Fijar el punto aquí» en los ajustes de la cola y elija un radio (de 100 m a 2 km). A partir de entonces solo se podrá entrar en la cola en vivo cerca: desaparecen los turnos cogidos desde casa «para no esperar luego» y la reventa de puestos. Hay que pulsar EN EL LOCAL y desde el teléfono que lleve encima: el punto se toma de ese dispositivo. Las citas de otros días no se ven afectadas, y el quiosco y el operador siguen dando turnos como antes, así que quien no comparte su ubicación no se queda sin turno. En interiores el teléfono se ubica con poca precisión (tras pulsar verá el margen de error; elija el radio según ese dato), y ese margen se cuenta a favor del visitante. Y, con franqueza: la ubicación se puede falsear; esto protege del abuso cotidiano, no de quien la esquiva a propósito.
9. 9Abra «Código QR» y elija un formato: cartel A4 o A5, pegatina de 10 × 10 cm para la puerta u hoja A4 con seis pegatinas. El botón «Descargar PDF» da un archivo con el tamaño de página exacto (imprima «tal cual», al 100 %, sin «ajustar a la página»): la pegatina saldrá justo de 10 × 10. Abra la «Pantalla» en un monitor de la sala.
10. 10Una cola que ya no necesite se puede eliminar desde el panel (icono de papelera) o al final de la página de gestión.

El operador trabaja desde una tableta o un ordenador en su puesto.

1. 1Abra el «enlace de operador» (lo comparte el organizador desde los ajustes de la cola).
2. 2Si hay varias ventanillas, elija la suya (Ventanilla 1, 2, 3…). La elección se recuerda en este dispositivo.
3. 3«Siguiente»: llama al próximo visitante a su ventanilla. Su número aparece en la pantalla y en su teléfono.
4. 4«Invitar de la cola» abre la lista de todos los que esperan: pulse un turno para llamar exactamente a esa persona. Los turnos prioritarios y de personas con movilidad reducida están resaltados en la lista.
5. 5«Añadir» da un turno a alguien sin móvil; puede marcarlo como «prioritario» (movilidad reducida, con niños) para que pase el primero.
6. 6«Eliminar»: para un visitante que no se presentó (con una breve opción de deshacer si lo pulsó por error).
7. 7«Escribir al visitante»: un mensaje corto que aparece en su pantalla y llega como aviso («tenga preparado el documento», «llevamos 15 minutos de retraso»).
8. 8Si en los ajustes están activados los mensajes en el turno, el visitante puede responder a ese mensaje. Solo puede responder DESPUÉS de su mensaje: quien no ha recibido nada no tiene campo de texto, así que el canal queda cerrado a insultos y spam. Como máximo 5 respuestas por turno, y puede cerrar la conversación en cualquier momento. El turno que espera su respuesta aparece marcado en la lista; la marca desaparece en cuanto responde.
9. 9«Posponer»: si el cliente se ha alejado, vuelve a la cola y se le llama después de los actuales. Y «No vinieron: volver a llamar» muestra a quienes se saltaron hace poco, para llamar de nuevo a quien regresa.
10. 10«Mensaje a toda la cola»: envía un solo texto a todos los que esperan («llevamos 20 minutos de retraso», «atención en pausa»); aparece en su pantalla y llega como aviso.
11. 11«Gestionar desde la mensajería» (plan Business): vincule un bot de Telegram a su puesto (un solo enlace desde el teléfono) y llame a los visitantes con comandos en el chat: «next» para el siguiente, «no» para un ausente, «status» para saber cuántos esperan. Práctico cuando no hay tiempo para tener la tableta abierta.

Cuando hay varios puestos de atención abiertos a la vez.

1. 1En los ajustes de la cola (pantalla del organizador) suba «Ventanillas de atención» al número que necesite.
2. 2Dé a todos los operadores el mismo enlace de operador.
3. 3Cada operador elige SU ventanilla en su propio dispositivo: es importante que dos personas no elijan la misma.
4. 4Después cada uno pulsa «Siguiente»: el sistema gestiona un flujo común y la pantalla muestra «número → ventanilla».

Para bancos, las administraciones públicas, clínicas: cuando las ventanillas atienden asuntos distintos (Caja, Préstamos, Hipotecas). Los servicios y el enrutamiento van incluidos en el plan Business.

1. 1En los ajustes de la cola cree los servicios, por ejemplo «Préstamos», «Caja», «Hipotecas». Cada uno puede tener su prefijo de número (P042, H017) para distinguirlos en la pantalla y en la lista.
2. 2El visitante escanea un único QR común y, al coger turno, elige el servicio que necesita: el turno recibe su prefijo.
3. 3Vincule las ventanillas a los servicios: la ventanilla de caja atiende «Caja», el despacho de hipotecas atiende «Hipotecas». Una ventanilla sin vínculo atiende a todos.
4. 4El operador solo pulsa «Siguiente»: el sistema le entrega únicamente turnos de su servicio (más los turnos sin servicio), por prioridad y número. No hay que adivinar a quién llamar.
5. 5Atención en varias etapas: con el botón «Trasladar» envíe al visitante al siguiente servicio (recepción → médico → caja); el mismo número vuelve a la cola del servicio correcto y la persona recibe el aviso «le han derivado».
6. 6Si los departamentos están en direcciones físicamente distintas, encaja mejor una red de sucursales; los servicios son para distintas líneas dentro de una misma sala.

No hay que instalar nada ni registrarse.

1. 1Apunte con la cámara del móvil al código QR de la entrada y abra la página.
2. 2Pulse «Ponerse en la cola»: verá su número y cuántas personas hay delante.
3. 3Active los avisos: push del navegador y/o Telegram; así podrá guardar el teléfono.
4. 4Puede avisar al operador con los botones «Ya voy» o «Llego tarde»: lo verá junto a su número.
5. 5Cuando llegue su turno recibirá el aviso «Acérquese», y la pantalla anunciará su número y su ventanilla.

Una pantalla grande o un televisor que vean los visitantes.

1. 1Abra el «enlace de la pantalla» en cualquier dispositivo con pantalla (TV, monitor, mini PC).
2. 2Pulse el botón de sonido para que las llamadas se anuncien por voz y ponga pantalla completa.
3. 3La pantalla muestra a quién se llama ahora y la lista de los próximos números «En la cola»; se actualiza sola en tiempo real.
4. 4Junto al número de personas que esperan, la pantalla muestra el tiempo aproximado hasta la llamada («≈ 15 min»), calculado según la velocidad real de atención y el número de ventanillas.
5. 5Puede elegir el diseño de la pantalla (moderno / clásico / tablero de llamadas / publicidad / vertical) y activar un tema oscuro para televisores muy brillantes. «Vertical» es para un televisor girado en retrato (como en los bancos): publicidad arriba, llamadas abajo. Los números se deslizan suavemente al llamar.
6. 6Medios y publicidad (plan Business): en la sección «Publicidad» suba diapositivas y vídeos de YouTube: promociones, anuncios. El diseño «Publicidad» específico muestra un bloque de medios grande con las llamadas en formato compacto al lado y un pie bajo el contenido.
7. 7¿Varias pantallas en la sala? En los ajustes cree «monitores»: por ejemplo «Planta 1» muestra las ventanillas 1–3 y «Recepción» solo la suya. Cada uno tiene su enlace y su diseño.

Para que los visitantes sin móvil cojan turno por sí mismos.

1. 1En los ajustes de la cola abra el enlace «Quiosco» y ábralo en una tableta en la entrada (a pantalla completa).
2. 2Un botón grande «Coger turno» da un número y lo muestra en la pantalla durante unos segundos.
3. 3Práctico para quien no tiene teléfono: coge turno y espera su llamada en la pantalla.

Para que el visitante no pierda su llamada, ni siquiera con el teléfono guardado.

1. 1No hay nada que configurar: justo después de emitir el turno se lo preguntamos nosotros al visitante, con una ventana que ofrece los canales. Aparece una vez por turno; si la persona la cierra, el turno funciona como siempre: la página se actualiza sola y el número sigue en pantalla.
2. 2«Avisar por Telegram»: un mensaje en la mensajería; basta con pulsar «Iniciar» una vez y llega aunque el teléfono esté en el bolsillo. Es la opción más fiable y funciona en cualquier teléfono.
3. 3«Avisos del navegador»: un banner directamente desde el sitio, sin mensajería. Funciona en Android y en ordenador.
4. 4En iPhone los avisos del navegador son un caso especial: Safari solo los permite en sitios añadidos a la pantalla de inicio. Por eso en iPhone esta opción abre el menú «Compartir» con la indicación de pulsar «Añadir a pantalla de inicio»; después los avisos funcionan. Quien no quiera complicarse elige la mensajería.
5. 5En la pantalla de la sala, un sonido y el anuncio del número por voz. Es el respaldo para quien rechazó todos los avisos.

Un equipo de operadores y administradores, cada uno con su propio acceso.

1. 1En los ajustes de la cola abra «Empleados» y añada un puesto de operador: recibirá un enlace personal o un PIN corto.
2. 2Roles: el operador llama y atiende; el administrador además cambia los ajustes y ve las estadísticas.
3. 3Puede invitar a un empleado por correo (cuenta completa) o darle un puesto sin correo (por enlace/PIN).
4. 4Si una persona trabaja en varias colas, se da de alta una sola vez: «Empleados» en el menú del panel. Abra la persona, marque las colas, elija un rol y recibirá UN solo código de acceso para todas. Al desmarcar, el acceso a esa cola se desactiva pero no se borra: el historial de atención se conserva y el mismo código vuelve a funcionar cuando se marca de nuevo.
5. 5Todas las acciones quedan en un registro; el acceso de quien se va se revoca con un toque y sus enlaces y su PIN dejan de funcionar.

Un código de un solo uso desde su teléfono además de la contraseña. Disponible en todos los planes, incluido el gratuito.

1. 1Panel → Ajustes → «Inicio de sesión en dos pasos» → «Activar». Aparecerá un código QR.
2. 2Escanéelo con cualquier aplicación de autenticación: Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password. Introduzca los seis dígitos que muestre.
3. 3Guarde los códigos de respaldo: se muestran una sola vez y son la única forma de entrar si pierde el teléfono.
4. 4¿Perdió el teléfono y los códigos? Escriba a soporte: lo restableceremos tras confirmar que la cuenta es suya.

Si tiene varios locales, agrúpelos en una red. Las redes van incluidas en el plan Red.

1. 1En el panel pulse «agrupar en una red» y añada las colas de sus sucursales.
2. 2Una red comparte marca (las sucursales heredan color y logotipo) y ofrece estadísticas consolidadas de todos los locales a la vez.
3. 3Cada sucursal se puede seguir gestionando por separado, y los empleados se pueden trasladar entre sucursales.

Entender el flujo: a cuántos atendió y con qué rapidez.

1. 1Abra «Estadísticas» en la página de la cola (o «Estadísticas del panel», consolidadas de todas las colas).
2. 2En tiempo real: atendidos y admitidos hoy, quién está en la cola ahora, carga por horas.
3. 3Por periodo (plan Business): elija 7 / 30 / 90 días o su propio rango; atendidos, ausencias, espera y atención medias, por días, ventanillas y empleados, con comparación con el periodo anterior.
4. 4Previsión inteligente de la afluencia (plan Business): con los datos de 8 semanas, el sistema muestra las horas punta, aconseja cuántas ventanillas abrir cada hora y prevé el flujo de los próximos 7 días.
5. 5Informe imprimible (plan Business): bajo el bloque de periodo hay dos botones, «Descargar PDF» y «Enviar por correo». El informe contiene las cifras principales comparadas con el periodo anterior, un gráfico por días, tablas de ventanillas y empleados, quejas privadas y conclusiones redactadas: dónde la carga es irregular, qué ventanilla va más lenta, cuántas personas no esperaron. El correo va a la dirección de la cuenta, que debe estar confirmada.
6. 6Hay el mismo informe para todo el panel a la vez, consolidado de todos sus locales.
7. 7Los clientes se pueden seguir exportando a Excel (CSV) si necesita las filas en bruto (plan Business).

Opinión de los visitantes con un solo toque.

1. 1Active la valoración en los ajustes de la cola (tarjeta «Contactos y valoración»).
2. 2Tras la atención, el visitante pone de 1 a 5 estrellas con un toque en su página.
3. 3La valoración media y el número de reseñas se ven en las estadísticas del periodo elegido.

Una pantalla de entrega en lugar de una cola: los números pasan de «En preparación» a «Listos» y esperan ahí hasta que recogen el pedido. Incluido en el plan Gratis.

1. 1En los ajustes de la cola abra la sección «Modo» y active «Modo pedidos». Tenga en cuenta que una cola es en vivo, con citas o de pedidos: activarlo desactiva las citas.
2. 2El diseño de pantalla «Pedidos» se activa solo. En «Apariencia» solo aparece en este modo.
3. 3En la pantalla del operador, el cajero introduce el número del tique y pulsa «Aceptar»: el pedido pasa a «En preparación».
4. 4Cuando el pedido está listo, pulse «Listo»: el número pasa a «Listos» y se queda en la pantalla. A diferencia de una cola normal, un nuevo pedido listo no sustituye al anterior: pueden esperar varios a la vez para su entrega.
5. 5Cuando recogen el pedido, pulse «Entregado». Si nadie viene, el número desaparece solo de la pantalla; el plazo se fija en la misma sección «Modo» (15 minutos por defecto).
6. 6El cliente que cogió número con el código QR recibe el aviso «Su pedido está listo»: no hace falta avisador. Si el número lo introdujo el cajero, el cliente solo sigue la pantalla.
7. 7La columna vertical de publicidad a la derecha de los números forma parte de los medios en la pantalla, del plan Business. Sin él, la pantalla tiene simplemente dos columnas.

Cuando necesita reservas con hora en lugar de una cola en vivo. Las citas van incluidas en el plan Business.

1. 1En los ajustes de la cola active el modo «Citas» y defina la zona horaria, el horario, la duración de la franja, el aforo y los días laborables.
2. 2Puede añadir especialistas; entonces el visitante elige con quién pedir cita. Los servicios pueden tener duraciones distintas y las franjas no se solapan.
3. 3El visitante elige una franja libre en lugar de un turno; antes de la cita recibe un recordatorio, con la antelación que usted fije (también se puede desactivar).
4. 4Lista de espera: si el día elegido está completo, el visitante pulsa «Avisarme si se libera». Cuando alguien cancela o cambia su cita, el primero de la lista recibe automáticamente un aviso en el navegador: un hueco liberado nunca se desperdicia.
5. 5El operador ve las citas y las marca como «atendido» / «no vino». Los avisos, la pantalla y las estadísticas funcionan igual.
6. 6Google Calendar (plan Business): conecte la cuenta de la cola o de un especialista concreto y las reservas se convertirán solas en eventos; un cambio de hora mueve el evento y una cancelación lo elimina. En sentido inverso, las horas ocupadas en su calendario desaparecen de la parrilla de citas, así que ya no se puede reservar encima de un asunto personal. Creamos un calendario «Minutka» aparte y escribimos solo en él: sus eventos personales quedan fuera de nuestro alcance. El nombre del visitante no se envía hasta que usted lo active.

Conectar la cola con sus sistemas (API, webhooks, calendario), en el plan Red.

1. 1API REST abierta: en el panel, en la página «API», cree una clave y lea o cree turnos y citas desde su propio programa o sitio web. Ahí mismo están la documentación y los ejemplos.
2. 2Webhooks: los eventos de la cola (llamado, atendido) se envían automáticamente a su dirección: a su ERP, su sistema sanitario o su propio servicio.
3. 3Automatización sin código: apunte esos webhooks a Zapier o Make y conecte Google Sheets, Slack, un CRM y miles de aplicaciones más, sin programar.
4. 4Calendario: suscríbase a un enlace .ics; las citas aparecerán en Google Calendar, Outlook o Apple Calendar y se actualizarán solas.