Cara membuat sistem antrean di puskesmas tanpa membeli perangkat keras

Puskesmas sudah punya semua yang dibutuhkan sebuah antrian elektronik: TV di ruang tunggu, satu laptop di pendaftaran, dan ponsel di tangan pasien. Yang kurang hanya perangkat lunak yang mengurutkan nomor dan memanggilnya. Pemasangannya memakan waktu sekitar satu jam, dan untuk dua loket pertama tidak ada biaya sama sekali.

Yang sudah ada di gedung Anda

Sebelum membuka satu penawaran pun, lihat dulu ruang tunggu Anda. Hampir semua bagian dari sebuah sistem antrian elektronik biasanya sudah berdiri di sana, hanya belum dihubungkan satu sama lain.

Empat langkah dalam satu jam

1. 1
   Buat antrean dari templat Klinik

   Templat sudah menyiapkan pendaftaran dan ruang periksa sebagai loket, memberi awalan nomor, dan menyalakan panggilan kedua untuk pasien yang sempat keluar sebentar. Namanya tulis seperti yang dikenal warga, misalnya Puskesmas Melati.
2. 2
   Cetak poster kode QR

   Poster sudah jadi begitu antrean dibuat. Tempel di tempat orang benar-benar berhenti: daun pintu, meja pendaftaran, dan dinding di sebelah kursi tunggu. Satu poster cukup untuk satu pintu masuk.
3. 3
   Buka layar di TV ruang tunggu

   Layar adalah sebuah tautan. Buka di browser TV, tablet, atau komputer lama yang tersambung ke monitor, lalu tekan tombol suara satu kali supaya nomor dibacakan: browser memang menahan suara sampai ada satu sentuhan manusia.
4. 4
   Panggil pasien pertama

   Petugas menekan «Berikutnya» dari browser. Nomor muncul besar di layar, dibacakan dengan suara, dan pemiliknya menerima pemberitahuan di ponselnya. Sejak titik ini antrian sudah berjalan, dan sisanya tinggal penyesuaian.

Yang perlu diatur pada hari pertama

Jam layanan dan hari libur

Jam berbeda untuk tiap hari dalam seminggu, ditambah hari libur yang diatur di muka. Di luar jam itu antrian tidak membagi nomor, sehingga tidak ada pasien yang mengambil nomor untuk hari yang sudah tutup. Termasuk paket gratis.

Kuota harian

Batas jumlah nomor untuk satu hari. Saat kapasitas hari itu habis, pembagian nomor berhenti dengan sendirinya, dan pasien melihatnya di layar ponsel sebelum berangkat, bukan setelah satu jam berdiri di lorong. Penomoran dimulai lagi dari satu setiap pagi. Termasuk paket gratis.

Bahasa halaman pasien

Halaman tiket tersedia dalam enam belas bahasa dan mengikuti pengaturan ponsel pasien. Di daerah wisata hal ini menghapus satu jenis pertanyaan di meja pendaftaran. Termasuk paket gratis.

Siapa yang memanggil

Pada paket gratis ada dua staf per antrean selain pemilik akun, dan dua loket per akun. Untuk puskesmas kecil biasanya itu berarti pendaftaran dan satu ruang periksa. Tentukan sejak awal siapa yang menekan tombol, karena dua orang yang memanggil dari satu daftar tanpa kesepakatan akan saling mendahului.

Alur pasien dari pintu sampai apotek

Di puskesmas satu kunjungan hampir tidak pernah berhenti di satu meja, dan justru perpindahan itulah yang paling banyak menimbulkan kebingungan.

• Pendaftaran. Pasien memindai kode QR di pintu atau bahkan dari tempat parkir, mendapat nomor, dan melihat berapa orang di depannya.
• Ruang periksa. Nomor yang sama dipanggil ke ruang yang menangani, dan pemberitahuan menyebut ruangnya, bukan sekadar «giliran Anda».
• Laboratorium dan apotek. Kalau tiap layanan perlu diarahkan ke loket yang berbeda, itu ada di paket Business. Satu tiket yang berjalan sendiri ke tahap berikutnya dengan nomor yang sama ada di Business Pro.

Bagaimana pasien tahu gilirannya dekat

• Push browser. Pemberitahuan di ponsel setelah pasien menyetujuinya, tanpa aplikasi. Termasuk paket gratis.
• Telegram. Dihubungkan satu ketukan dari halaman tiket, lalu panggilan dan perubahan loket dikirim ke sana.
• Email pasien. Ada pada paket Business Pro, berdampingan dengan dua kanal di atas.
• Layar dan suara di ruang tunggu. Cukup bagi siapa pun yang tidak ingin pemberitahuan apa pun di ponselnya.

Yang tidak ada disebut terus terang: kami tidak mengirim SMS dan tidak mengirim pesan WhatsApp, dan tidak ada aplikasi yang harus dipasang. Untuk anggaran puskesmas ini justru menguntungkan, karena tidak ada tagihan yang tumbuh mengikuti jumlah pesan di hari yang padat.

Kesalahan yang paling sering terjadi di awal

• Poster ditempel di tempat yang salah. Di dinding samping yang tidak dilewati siapa pun. Tempelkan di tempat orang berhenti dan menunggu, bukan di tempat mereka berjalan cepat.
• Suara layar tidak dinyalakan. Browser menahan suara sampai ada satu sentuhan manusia; tanpa satu ketukan itu, layar tampak bekerja tetapi diam.
• Nomor dipanggil sekaligus di dua tempat. Sepakati siapa yang menekan tombol sebelum hari pertama, bukan sesudahnya.
• Antrean kertas dibiarkan berjalan paralel tanpa aturan. Kalau kertas masih dipakai untuk lansia, masukkan orang itu lewat tombol petugas supaya urutannya tetap satu.

Angka yang dilihat setelah minggu pertama

Statistik harian termasuk paket gratis, dan empat angka di bawah ini sudah cukup untuk memutuskan langkah berikutnya.

• Jumlah tiket per hari, dibandingkan dengan perkiraan Anda sendiri.
• Rata-rata waktu tunggu, dan jam ketika angkanya melonjak.
• Berapa banyak yang mengambil nomor tetapi tidak muncul saat dipanggil.
• Dari mana tiket diambil: ponsel pasien, kios, atau tombol petugas.

Angka terakhir itu yang paling berguna. Kalau hampir semua tiket keluar dari tombol petugas, masalahnya bukan pada perangkat, melainkan pada poster yang tidak terlihat.