Güzellik salonu randevu defteri: örnek sütunlar, Excel ve programa geçiş
İyi tutulan bir randevu defterinde her satırda saat, hizmet, süre, uzman, kabin, müşteri adı ve telefonu bulunur. Tek uzmanlı küçük bir salonda defter ya da Excel yeterlidir. Uzman sayısı ikiyi geçince, seanslı hizmetler başlayınca ve müşteri akşam saatinde yazmaya başlayınca defter aksar: çift kayıt, unutulan seans ve boş kabin ortaya çıkar. O noktada randevu programına geçmek gerekir.
Randevu defteri örneği: dokuz sütun
Defterin işi tek bir soruya yanıt vermektir: şu saatte, şu kabinde, şu uzman boş mu. Bunu görmek için her randevu tek satır olmalı ve satırda aşağıdaki bilgiler eksiksiz bulunmalıdır.
| Sütun | Ne yazılır | Neden gerekli |
|---|---|---|
| Tarih ve saat | Başlangıç saati | Satırlar saate göre sıralanır |
| Hizmet | Kaş, cilt bakımı, lazer, manikür | Hazırlık ve malzeme buna göre yapılır |
| Süre | Dakika olarak | Bitiş saati görünür, sonraki randevu üstüne binmez |
| Uzman | Hizmeti yapacak kişi | Aynı uzmana aynı saatte iki kayıt yazılmaz |
| Kabin ya da koltuk | Numarası | Uzman boş olsa da kabin dolu olabilir |
| Müşteri | Ad ve telefon | Gecikme ya da değişiklikte ulaşmak için |
| Seans | Kaçıncı seans, toplam kaç seans | Seri ortasında kopan müşteri görünür |
| Kaydı alan | Hangi çalışan yazdı | Yanlış anlaşılma olduğunda sorulacak kişi bellidir |
| Durum | Geldi, gelmedi, iptal, ertelendi | Ay sonunda gelmeyenlerin oranı sayılır |
Defter ne zaman yeter
Defter kötü bir araç değildir. Tek uzmanın çalıştığı, müşterilerin çoğunun tanıdık olduğu ve randevuların telefonla alındığı bir salonda en hızlı yöntem hâlâ odur: açarsınız, yazarsınız, kapatırsınız. Şu üç koşul sağlandığı sürece değiştirmeniz için bir neden yoktur.
- Randevuyu her zaman aynı kişi yazıyor.
- Günde on beş randevuyu geçmiyorsunuz.
- Seanslı ve uzun hizmetler azınlıkta.
Defter nerede aksar
İki kişi aynı anda yazınca
Resepsiyon telefonda bir saat verirken uzman da kabinde müşterisine aynı saati söyler. Defter tek nüshadır ve aynı anda tek kişinin elindedir. Çift kayıt çoğu zaman dikkatsizlikten değil, bundan doğar.
Seans serisi uzayınca
Lazer epilasyon ve cilt bakımı kürleri haftalar sürer. Defterde her seans ayrı sayfadadır; üçüncü seansa gelmeyen müşteriyi görmek için geriye doğru sayfa çevirmek gerekir. Kimse çevirmez ve seri sessizce yarıda kalır.
Müşteri gece yazınca
Müşteri saat almayı çoğunlukla iş çıkışında ya da gece düşünür. Defter o saatte kapalı bir çekmecededir. Mesaj sabaha kalır, sabah yoğunluğunda yanıt gecikir ve müşteri ilk yanıt veren salona gider.
Hatırlatma elle yapılınca
Ertesi günün müşterilerini tek tek aramak ya da yazmak her gün yarım saat alır ve yoğun günde ilk atlanan iştir. Gelmeyen müşteri konusunda neyin işe yaradığı randevuya gelmeyen müşteri yazısında ayrıca anlatılıyor.
Ara durak: Excel ya da ortak tablo
Defterden programa geçmeden önce birçok salon tabloyu dener. Yukarıdaki dokuz sütunu bir tabloya taşımak bir saatlik iştir ve üç şeyi hemen kazandırır: arama, filtre ve gün sonu sayımı. Paylaşılan bir tabloda resepsiyon ile uzman aynı sayfayı aynı anda görür.
| Defter | Excel ya da ortak tablo | Randevu programı | |
|---|---|---|---|
| Çift kaydı engeller | Hayır | Hayır, yalnızca görmeyi kolaylaştırır | Evet, dolu saat seçilemez |
| Hizmet süresini hesaba katar | Yazarsanız | Formülle | Evet, boş saatler süreye göre çıkar |
| Müşteri kendi saatini alır | Hayır | Hayır | Evet, bağlantıdan |
| Hatırlatma | Elle | Elle | Kendiliğinden |
| İptalde saati bekleyene verir | Hayır | Hayır | Evet, bekleme listesiyle |
| Maliyet | Defter parası | Ücretsiz | Aylık ücret ya da sınırlı ücretsiz plan |
Programa ne zaman geçilir
Aşağıdakilerden ikisi sizde varsa tablo da yetmemeye başlamıştır.
- Ayda birkaç kez çift kayıt yaşanıyor.
- Kabin sayısı uzman sayısından az ve çakışmayı elle kontrol ediyorsunuz.
- Mesajlara yanıt vermek resepsiyonun gününün büyük kısmını alıyor.
- Gelmeyen müşteri yüzünden haftada birkaç saat boş geçiyor.
- İkinci şube açıldı ya da açılmak üzere.
Programda ne aranır
Tanıtım sayfaları özellik listesiyle doludur. Bir güzellik salonu için belirleyici olan altı şeydir; gerisi sonra da öğrenilir.
- Hizmete göre süre. Kaş on beş dakika, lazer kırk beş. Takvim boş saatleri buna göre göstermelidir.
- Uzman seçimi. Müşteri uzmanını seçebilmeli, seçmek istemeyene boş olan atanmalıdır.
- Müşterinin kendi kaydırması. Saatini değiştirmek için salonu aramak zorunda kalmamalıdır.
- Hatırlatma ve onay. Hangi kanaldan gittiğini ve ücretini sorun.
- Bekleme listesi. İptal edilen saat kendiliğinden bekleyene önerilmelidir.
- Ücretsiz planın gerçek sınırı. Randevu sayısı mı, süre mi, mesaj mı kısıtlı.
Ücretsiz planlara sorulacak soruların tamamı ücretsiz randevu programı yazısında yer alıyor.
Bizde nasıl, sınırlarıyla birlikte
Minutka’da saatli randevu Business planındadır: 10 gişe için ayda $49. Bu planda hizmetlerin süresi, uzmanlar ve «herhangi bir uzman» seçeneği, aylık randevu takvimi, bekleme listesi ve Google Takvim eşitlemesi bulunur. Müşteri bağlantınızdan hizmeti, uzmanı ve saati seçer; saatini kendisi değiştirir ya da iptal eder. Randevudan önce bir hatırlatma gider; kaç saat önce gideceğini siz belirlersiniz.
Ücretsiz planda saatli randevu yoktur. Ücretsiz olan canlı sıradır: kabinler doluyken kapıdan gelen kişi QR kodu okutur, numarasını alır ve sırası gelince bildirimle çağrılır. Hesap başına 2 gişe ve sıra başına iki çalışan bu plana dahildir.
Söylemeden geçmeyelim: SMS ve WhatsApp göndermiyoruz. Hatırlatma tarayıcı bildirimi ya da Telegram mesajıdır, Business Pro planında e-posta eklenir. Müşterileriniz yalnızca SMS okuyorsa bu sizin için gerçek bir eksiktir ve karar verirken hesaba katılmalıdır. Hizmet fiyatları ve ciro ile Excel’den toplu yükleme de Business Pro planındadır.
Randevulu müşteri ile kapıdan geleni aynı düzende yürütmek isteyenler için ayrıntı berber ve kuaför randevu sistemi yazısında.
Kısaca
- Defterde saat, hizmet, süre, uzman, kabin, müşteri, seans, kaydı alan ve durum sütunları olmalıdır.
- Tek uzman ve günde on beş randevuya kadar defter ya da tablo yeterlidir.
- Çift kayıt, kopan seans serisi ve gece gelen mesajlar defterin sınırıdır.
- Programda süre, uzman seçimi, kaydırma, hatırlatma ve bekleme listesine bakın.
- Geçişte ilerideki randevuları girin, defteri iki hafta yedek tutun.
Sık sorulan sorular
Tarih ve saat, hizmet, hizmetin süresi, uzman, kabin ya da koltuk, müşterinin adı ve telefonu, randevuyu kimin aldığı ve durum sütunu: geldi, gelmedi, iptal, ertelendi. Seanslı hizmetlerde kaçıncı seans olduğu da yazılır.
Tek uzman ve günde on beş randevuya kadar yeterlidir. Excel aramayı ve gün sonu sayımını kolaylaştırır, ama çift kaydı engellemez, müşteriye hatırlatma göndermez ve müşterinin kendi kendine saat almasına izin vermez.
Var, ama sınırını okumak gerekir: çoğu ücretsiz plan randevu sayısını, SMS’i ya da süreyi kısıtlar. Minutka’da ücretsiz olan canlı sıradır: 2 gişe, QR kodla numara, ekran ve bildirimler. Saatli randevu Business planındadır, ayda $49.
İlerideki randevuları bir kez elle girersiniz, geçmişi girmenize gerek yoktur. İlk iki hafta defteri yedek olarak açık tutun; ekip yeni düzene alışınca kapatırsınız. Business Pro planında kayıtlar Excel dosyasından toplu yüklenebilir.
Hayır, SMS ve WhatsApp göndermiyoruz. Hatırlatma tarayıcı bildirimi ya da Telegram mesajı olarak gider, Business Pro planında e-posta eklenir. Hiçbir kanalı açmamış müşteriye hatırlatma ulaşmaz; o müşteriyi kendi numaranızdan aramak ya da yazmak gerekir.