Randevu hatırlatma mesajı örnekleri: altı sektör için onay ve hatırlatma şablonları

İyi bir randevu hatırlatma mesajı kilit ekranına sığar ve dört soruyu yanıtlar: kim yazıyor, hangi gün ve saatte, nerede, nasıl iptal edilir. Randevu alınınca kısa bir onay, bir gün önce yanıt isteyen bir onay isteği ve birkaç saat önce tek bir hatırlatma yeter. Aşağıda altı sektör için kopyalanabilir şablonlar var.

Üç mesaj, üç ayrı iş

«Hatırlatma» denince çoğu işletme tek bir mesaj düşünür. Oysa randevu öncesinde müşteriye giden üç mesaj vardır ve her biri başka bir işi görür. Biri eksik olunca diğer ikisi o işi yapamaz.

Bu yazı yalnızca metinlerle ilgili. Gelmeyen müşteri oranının nasıl ölçüleceği, iptalin nasıl kolaylaştırılacağı ve boşalan saatin nasıl doldurulacağı randevuya gelmeyen müşteri yazısında anlatılıyor. Orada düzen, burada kopyalanacak cümleler var.

Her mesajda olması gerekenler

Müşteri mesajı kilit ekranında, iki iş arasında okur. İlk iki satırda yanıt yoksa mesaj okunmamış sayılır. Sektör ne olursa olsun şu beş öğe her mesajda bulunur:

• İşletmenin adı, en başta. Tanımadığı bir numaradan gelen isimsiz mesaj dolandırıcılık mesajına benzer ve silinir.
• Gün adı ile tarih. «Perşembe, 13 Kasım» yazın. Yalnızca «yarın» ya da yalnızca tarih yazmak, haftayı karıştıran müşteriyi yakalamaz.
• Saat ve hizmet. Uzun hizmetlerde süre de yazılır: müşteri günün geri kalanını buna göre kurar.
• Yer. Yeni müşteri için adres ve bir yer tarifi, birden çok şubeniz varsa şubenin adı.
• İptal ya da değişiklik yolu. Tek kelimelik bir yanıt ya da bir bağlantı. İptal edemeyen müşteri iptal etmez, gelmez.

SMS uzunluğu ve Türkçe karakterler

SMS ücreti parça başınadır ve parça sayısını karakter sayısı kadar kodlama da belirler. Standart SMS alfabesinde ş, ğ, ı ve İ harfleri yoktur. Sağlayıcıya göre bu harfler ya Türkçe kodlamayla gönderilir ve sınır 160 karaktere yakın kalır, ya da mesajın tamamı Unicode'a geçer ve sınır 70 karaktere iner.

Pratikte iki yol var. Ya metni 70 karakterin altına indirirsiniz, ya da Türkçe harfleri bırakıp sağlayıcınızın hangi kodlamayı kullandığını öğrenirsiniz. Türkçe harfleri silip «Sayin musterimiz» yazmak ise ucuz görünür ve güven kaybettirir. En kolay kontrol kendinize bir deneme mesajı göndermektir.

Kuaför, güzellik salonu ve berber şablonları

Köşeli parantez içindekileri kendi bilginizle değiştirin. Şablonlar bilerek kısa tutuldu: her fazladan satır, mesajın sonuna kadar okunma ihtimalini düşürür.

Kuaför

• Onay: «[İşletme]: Merhaba [Ad], [Gün] [Tarih] saat [Saat] için [Hizmet] randevunuz alındı. Uzmanınız [Uzman]. Değişiklik için bu mesaja yanıt verin.»
• Onay isteği: «[İşletme]: Merhaba [Ad], yarın saat [Saat] [Uzman] ile randevunuz var. Geliyorsanız EVET, değiştirmek isterseniz SAAT yazın.»
• Hatırlatma: «[İşletme]: Bugün saat [Saat] sizi bekliyoruz. Boya ve uzun işlemlerde lütfen 10 dakika önce gelin.»

Güzellik salonu

• Onay: «[İşletme]: [Ad], [Hizmet] seansınız [Gün] [Tarih] saat [Saat]. Süre yaklaşık [Süre] dakika. İşlemden önce: [Hazırlık notu].»
• Onay isteği: «[İşletme]: Merhaba [Ad], yarın saat [Saat] [Hizmet] seansınız var. Gelebilecek misiniz? EVET ya da İPTAL yazmanız yeterli. Saat [Son saat] itibarıyla yanıt gelmezse sizi arayacağız.»
• Hatırlatma: «[İşletme]: Bugün saat [Saat] seansınız var. Adres: [Adres]. Görüşmek üzere.»

Seanslı hizmetlerde kaçıncı seans olduğunu da yazın: müşteri paketin nerede olduğunu bilir, salon da yanlış seansı açmaz.

Berber

• Onay: «[İşletme]: [Ad], [Gün] saat [Saat] tıraş randevunuz alındı. Ustanız [Uzman].»
• Onay isteği: «[İşletme]: Yarın saat [Saat] randevunuz duruyor mu? EVET ya da İPTAL yazın.»
• Hatırlatma: «[İşletme]: Bugün saat [Saat] sizi bekliyoruz. Gecikecekseniz bu mesaja yazın.»

Berberde mesaj ne kadar kısa olursa o kadar iyi okunur. Gecikme, boşalan saat ve usta değişikliği için hazır metinler berber randevu sistemi yazısında var.

Diş kliniği, veteriner ve oto servis şablonları

Diş kliniği

• Onay: «[Klinik]: Sayın [Ad], [Gün] [Tarih] saat [Saat] randevunuz [Hekim] ile alınmıştır. Lütfen 10 dakika önce gelin ve kimliğinizi yanınıza alın.»
• Onay isteği: «[Klinik]: Sayın [Ad], yarın saat [Saat] randevunuz bulunuyor. Gelecekseniz EVET, ertelemek isterseniz ERTELE yazın.»
• Hatırlatma: «[Klinik]: Bugün saat [Saat] randevunuz var. Adres: [Adres]. Otopark: [Otopark bilgisi].»

Veteriner

• Onay: «[Klinik]: [Ad], [Hayvan adı] için [Gün] [Tarih] saat [Saat] [Hizmet] randevunuz alındı. Aşı karnesini getirmeyi unutmayın.»
• Onay isteği: «[Klinik]: Yarın saat [Saat] [Hayvan adı] için randevunuz var. Geliyorsanız EVET, değiştirmek isterseniz SAAT yazın.»
• Hatırlatma: «[Klinik]: Bugün saat [Saat] [Hayvan adı] için sizi bekliyoruz. Hazırlık: [Hazırlık notu].»

Veteriner mesajında hayvanın adı müşterinin adından daha önemlidir: aynı evde iki kedi varsa hangisinin randevusu olduğu ancak böyle anlaşılır. Aç gelme gibi bir talimat varsa onu hekim belirler, şablona saati değil yer tutucuyu koyun.

Oto servis

• Onay: «[Servis]: [Ad], [Plaka] plakalı aracınız için [Gün] [Tarih] saat [Saat] [Hizmet] randevunuz alındı. Ruhsatı getirmeyi unutmayın.»
• Onay isteği: «[Servis]: Yarın saat [Saat] [Plaka] için randevunuz var. Geliyorsanız EVET, değiştirmek isterseniz SAAT yazın.»
• Hatırlatma: «[Servis]: Bugün saat [Saat] aracınızı bekliyoruz. Tahmini teslim saati [Teslim saati]; değişirse haber vereceğiz.»

Oto serviste plaka, müşterinin adından daha güvenilir bir anahtardır: filo araçlarında randevuyu alan kişi ile aracı getiren kişi çoğu zaman farklıdır.

WhatsApp ve e-posta için farklar

Aynı içerik üç kanalda farklı yazılır. SMS kısadır, WhatsApp biraz daha uzun ve sıcak olabilir, e-posta ise eksiksiz olmalıdır, çünkü müşteri onu sonra aramak için saklar.

• SMS. Karakter sınırı ve parça ücreti var, bağlantıyı herkes açmaz. En kısa metin buraya.
• WhatsApp. Konum bağlantısı ve iki satır yer tarifi eklenebilir. Müşteri yanıtı aynı sohbette kalır, bu yüzden onay isteği için en rahat kanaldır. Kişisel numara yerine işletme numarası kullanın.
• E-posta. Konu satırı tek başına yeterli olmalı, çünkü çoğu kişi yalnızca onu okur.

E-posta için bir örnek:

• Konu: «[İşletme] randevunuz: [Gün] [Tarih], saat [Saat]»
• Metin: «Merhaba [Ad], [Gün] [Tarih] saat [Saat] için [Hizmet] randevunuz alındı. Uzman: [Uzman]. Adres: [Adres], [Yer tarifi]. Randevunuzu değiştirmek ya da iptal etmek için: [Bağlantı]. Görüşmek üzere, [İşletme].»

WhatsApp'ta onay isteği için ek bir örnek: «Merhaba [Ad], burası [İşletme]. Yarın, [Gün] saat [Saat] [Hizmet] randevunuz var. Konum: [Konum bağlantısı]. Gelebilecekseniz EVET yazmanız yeterli; olmuyorsa başka bir saat ayarlayalım.»

Sık yapılan hatalar

1. Yer tutucuya ek getirmek. «[Saat]'te» şablonu 14.00 için doğru, 14.30 için yanlış okunur. «saat [Saat]» yazın, ek gerekmez.
2. Belirsiz yanıt istemek. «Dönüş yapınız» yerine tek kelime isteyin: EVET, İPTAL, SAAT.
3. İşletme adını sona koymak. Bildirim önizlemesinde sadece ilk satır görünür.
4. Aynı randevuya üç hatırlatma. Üçüncü mesaj ilgiyi değil sabrı tüketir; yukarıdaki üç mesaj yeter.
5. Yanlış saatte göndermek. Gece yarısı ya da sabah yedide gelen mesaj, randevuyu değil rahatsızlığı hatırlatır.
6. Kısa bağlantı kullanmak. Tanımadığı kısaltılmış bir bağlantı, müşteriye sahte kargo mesajlarını hatırlatır. Ya kendi alan adınızı kullanın ya da bağlantı koymayın.
7. Hatırlatmaya kampanya eklemek. Bir sonraki bölümde neden olmadığı anlatılıyor.

İzin, İYS ve KVKK: bilinmesi gereken kadarı

Bu bölüm hukuki görüş değildir, yalnızca genel çerçevedir. Kampanya, indirim ya da tanıtım içeren mesajlar ticari elektronik ileti sayılır ve alıcının onayını gerektirir; Türkiye'de bu onaylar İleti Yönetim Sistemi (İYS) üzerinden yönetilir. Yalnızca randevuyu bildiren mesaj genellikle bilgilendirme amaçlı kabul edilir. Sınır, hatırlatmanın sonuna «bu ay boyada indirim» eklendiği anda aşılır.

• Hatırlatmayı yalnızca randevu için kullanın, reklamı ayrı ve izinli bir kanala bırakın.
• Telefon numarası kişisel veridir: randevu için alındıysa randevu için kullanılır.
• Sağlık bilgisini mesaja yazmayın, bu klinikler için ayrıca önemlidir.
• Emin olmadığınız durumda SMS sağlayıcınıza ya da bir hukukçuya danışın.

Masrafsız bir düzen: telefon ve bir defter

Program almadan da bu üç mesaj gönderilebilir. Maliyeti zamandır: günde yirmi randevu için akşamları on beş dakika kadar.

1. 1

   Şablonları bir kez yazın

   WhatsApp Business uygulamasındaki hızlı yanıtlara kaydedin. Mesaj yazarken kısa yolu çağırır, köşeli parantezleri doldurursunuz.
2. 2

   Randevu alınınca onayı hemen gönderin

   Telefonda ya da yüz yüze alınan randevuda onay mesajı müşteri daha kapıdan çıkmadan gitmeli. Yanlış saat ancak o anda yakalanır.
3. 3

   Her akşam yarının listesini çıkarın

   Defterden ya da tablodan yarınki randevuları alın ve onay isteğini gönderin. Yanıtları sabah defterde işaretleyin.
4. 4

   Yanıtsızları sabah arayın, iptali hemen satın

   Yanıt vermeyen kişiyi kısa bir telefonla yakalayın. İptal edilen saati o gün bekleyen müşterilere yazın.

Defterin hangi sütunlarla tutulacağı ve ne zaman yetmediği randevu defteri örneği yazısında var.

Minutka bunun neresini otomatik yapar

Minutka bu işi yapan seçeneklerden biri ve sınırları baştan belli. SMS ve WhatsApp göndermiyoruz: mesajlar tarayıcı push bildirimi ve Telegram ile gider, Business Pro planında e-posta eklenir. iPhone'da push bildirimi için müşterinin sayfayı ana ekrana eklemesi gerekir. Hiçbir kanalı açmamış müşteriye otomatik mesaj ulaşmaz; o müşteri için yukarıdaki şablonlar kendi numaranızdan gönderilir.

• Onay. Müşteri randevuyu aldığı anda ekranda saatini, uzmanını ve numarasını görür, elinde kişisel bir bağlantı kalır. Aynı sayfadaki «Takvime ekle» randevuyu telefonun kendi takvimine koyar.
• Onay isteği. Onaylanmayan randevunun ziyaretten kaç saat önce kaldırılacağını siz belirlersiniz. Soru bundan önce, ayrı bir saat girmezseniz o sürenin iki katı önce, düğmeli bir mesajla gider. Onaylanmayan randevu kaldırılır ve saat başkasına açılır. Soru müşteriye ulaşmadıysa randevu kaldırılmaz.
• Hatırlatma. Tek bir otomatik hatırlatma gider, varsayılan olarak bir saat önce. Saati değiştirebilir ya da kapatabilirsiniz. Standart metin Türkçe hazırdır.
• Kendi metniniz. Business Pro planında hatırlatmanın metnini kendiniz yazarsınız: işletme adı, numara, tarih ve saat yer tutucularla otomatik dolar. Metin en fazla 300 karakterdir.