Cara membuat nomor antrian: Word, Excel, Canva, dan nomor otomatis lewat kode QR

Nomor antrian bisa dibuat dengan tiga cara. Kartu bernomor dicetak dari Word, Excel, atau Canva, lalu dilaminasi dan dipakai ulang. Google Form mencatat urutan kedatangan, tetapi tidak memanggil siapa pun. Nomor otomatis secara online diambil pelanggan lewat kode QR di ponselnya dan dipanggil lewat layar TV. Kartu cukup untuk satu loket yang sepi; begitu loket bertambah atau orang menunggu lama, nomor online lebih masuk akal.

Tiga cara, dan kapan masing-masing cocok

Membuat nomor antrian di Word

Word cocok kalau Anda ingin kartu yang rapi dengan nama usaha di atas angkanya.

1. Buat dokumen A4 dengan margin sempit, lalu sisipkan tabel 2 kolom x 4 baris. Hasilnya delapan kotak seukuran A7.
2. Atur tinggi baris supaya sama, dan ratakan isi sel ke tengah.
3. Ketik nama usaha dengan huruf kecil di atas, lalu angka dengan huruf sangat besar di bawahnya.
4. Salin halaman dan ganti angkanya sampai jumlah kartu cukup.

Nomor otomatis di Word

Mengetik seratus angka satu per satu membosankan dan rawan terlewat. Ada dua jalan yang lebih cepat. Pertama, kolom SEQ: lewat menu sisipkan kolom (field), pilih Seq dan beri nama, misalnya «antre»; setiap salinan kolom itu naik satu angka setelah kolom diperbarui. Kedua, gabungan surat (mail merge): buat daftar angka 1 sampai 100 di Excel, lalu hubungkan sebagai sumber data untuk label. Jalan kedua lebih mudah bagi yang sudah terbiasa dengan Excel.

Membuat nomor antrian di Excel

Excel adalah cara tercepat kalau yang penting angkanya, bukan desainnya.

1. Ketik 1 di sel pertama dan 2 di sel di bawahnya.
2. Pilih kedua sel, lalu tarik kotak kecil di sudut kanan bawah ke bawah sampai angka yang diinginkan.
3. Di Excel versi baru, satu rumus cukup: =SEQUENCE(100) menghasilkan angka 1 sampai 100.
4. Perbesar ukuran huruf, tebalkan, ratakan ke tengah, dan atur tinggi baris serta lebar kolom agar tiap sel menjadi satu kartu.
5. Tampilkan garis kisi saat mencetak supaya ada garis potong.

Membuat nomor antrian di Canva

Canva dipilih kalau kartu harus serasi dengan tampilan usaha: warna, logo, bentuk angka. Cari template dengan kata kunci nomor antrian atau mulai dari desain kosong berukuran A7, buat satu kartu, lalu duplikat halamannya dan ganti angkanya. Unduh sebagai PDF untuk dicetak. Untuk seratus kartu cara ini lebih lama daripada Excel, jadi banyak yang membuat desain di Canva hanya untuk dua puluh atau tiga puluh nomor dan memakainya berulang.

Ukuran, kertas, dan hal kecil yang menentukan

• Ukuran A7 (74 x 105 mm). Satu lembar A4 menjadi delapan kartu tanpa sisa potongan.
• Angka sebesar mungkin. Petugas harus bisa membacanya dari balik meja.
• Kertas tebal dan laminasi. Kartu akan dipegang puluhan tangan setiap hari.
• Warna berbeda per layanan. Lebih cepat dikenali daripada awalan huruf.
• Kotak pengembalian di loket. Tanpa itu, kartu ikut pulang dan besok urutannya bolong.

Google Form: mencatat, bukan mengantre

Banyak yang mencoba Google Form karena gratis dan sudah dikenal. Form memang mencatat siapa yang mengisi lebih dulu: setiap jawaban menjadi satu baris di Google Sheets, dan nomor baris bisa dipakai sebagai nomor urut.

Masalahnya muncul begitu antrean berjalan. Pengisi tidak langsung melihat nomornya, tidak tahu berapa orang di depannya, dan tidak ada yang memberi tahu saat gilirannya tiba. Petugas harus membuka tabel dan memanggil nama satu per satu. Form bagus untuk pendaftaran sebelum acara, tetapi bukan pengganti nomor antrian di ruang tunggu.

Di mana kartu kertas mulai merepotkan

• Tidak ada perkiraan waktu. Nomor 47 saat yang dipanggil nomor 31 bisa berarti sepuluh menit atau satu jam.
• Orang tidak berani keluar. Karena panggilan hanya terdengar di ruangan, semua menumpuk di depan loket.
• Kartu hilang dan urutan bolong. Petugas memanggil nomor yang kartunya sudah terbawa pulang kemarin.
• Dua layanan, satu tumpukan. Yang hanya mengambil hasil ikut menunggu di belakang yang mendaftar baru.
• Tidak ada catatan. Anda tidak tahu berapa lama rata-rata orang menunggu hari Senin.

Kalau belum ada satu pun yang Anda alami, tetap pakai kartu. Pertimbangan lengkap kapan cara lama masih lebih baik ada di antrean fisik atau virtual.

Nomor antrean otomatis secara online

Cara ini tidak mencetak nomor sama sekali. Nomornya dibuat oleh sistem saat pelanggan datang, dan urutannya tidak bisa bolong.

1. Buat antrean dan beri nama loket: «Loket 1», «Kasir», «Kursi 2».
2. Cetak poster kode QR dan tempel di pintu masuk.
3. Buka halaman layar di TV atau monitor yang sudah ada, lalu nyalakan suaranya.
4. Pelanggan memindai kode dengan kamera ponsel. Nomornya muncul di browser, lengkap dengan jumlah orang di depannya dan perkiraan waktu tunggu.
5. Petugas menekan «Berikutnya». Layar menampilkan dan menyebut nomor itu, dan halaman di ponsel pelanggan ikut berubah.

Pelanggan tidak memasang aplikasi dan tidak mendaftar. Di Minutka semua ini termasuk paket gratis: sampai 2 loket untuk seluruh akun dan dua staf per antrean, tanpa batas jumlah tiket. Isi paket gratis dan batasnya dijelaskan rinci di aplikasi antrian online gratis untuk usaha.

Kalau tetap ingin tiket kertas

Tidak semua pelanggan membawa ponsel pintar, dan sebagian memang lebih tenang memegang kertas. Dua hal ini bisa berjalan bersama nomor online.

• Tablet sebagai kios. Pelanggan menekan satu tombol, nomornya tampil, dan tiket kertas tercetak bila printer tersambung. Nomor itu masuk ke urutan yang sama dengan nomor dari QR.
• Petugas menambahkan. Satu ketukan di layar kerja, lalu petugas menyebutkan nomornya atau menuliskannya di secarik kertas.

Kalau Anda sedang menimbang membeli mesin antrean dengan printer bawaan, hitungan biayanya ada di harga mesin antrean.

Ringkasan

• Excel paling cepat untuk angka 1-100, Word dan Canva untuk kartu yang rapi.
• Cetak di ukuran A7, laminasi, dan sediakan kotak pengembalian.
• Google Form mencatat urutan, tetapi tidak memanggil.
• Dua loket atau waktu tunggu yang panjang adalah tanda untuk pindah ke nomor online.
• Nomor online dan tiket kertas bisa dipakai bersamaan.