Senha de atendimento sem totem: como organizar a fila com o que você já tem

Totem não é obrigatório para organizar a fila. Basta um QR code na entrada: o cliente aponta a câmera, abre a página no navegador, sem aplicativo e sem cadastro, e pega a senha. Ali ele vê o número, quantas pessoas estão na frente e a estimativa de espera. Na TV do salão a senha é chamada em voz alta.

O que você paga de verdade em um totem de senha

No orçamento o totem aparece como uma linha só. Na operação são quatro, e três delas voltam todo ano.

• O equipamento da entrada. Tela sensível ao toque e impressora térmica dentro de uma estrutura metálica. Os kits anunciados começam perto de R$ 9.000, e uma instalação completa por ponto costuma ficar entre US$ 3.000 – 8.000.
• A bobina térmica. Acaba justamente nos dias cheios, quase sempre na manhã de segunda. É o item que ninguém coloca na planilha e que todo mundo compra no fim do mês.
• Instalação e manutenção. Ponto de rede, fixação, contrato anual e a visita do técnico a cada travamento da impressora.
• O painel do salão. Linha separada na maioria das propostas, junto com o aparelho que roda a tela e o cabo até ela.

Tudo isso compra uma única função: entregar um número. Ordenar a fila, chamar a vez, registrar o que aconteceu no dia e mostrar isso em relatório é software, e é essa parte que você realmente precisa.

Como o cliente pega a senha pelo celular

O caminho inteiro acontece no navegador. Não há nada para instalar, nem do seu lado nem do lado de quem chega.

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   Crie a fila

   Use o nome que seus clientes leem na fachada. Se algum modelo pronto servir, ele preenche guichês e serviços por você: existem modelos de clínica, laboratório, cartório, banco e restaurante.
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   Imprima o cartaz com o QR code

   O cartaz já vem pronto com a fila. Cole onde as pessoas param: na porta, no balcão, na catraca. Um cartaz por entrada resolve.
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   Abra o painel na TV

   O painel é um link. Abre em qualquer televisor, tablet ou computador antigo com navegador. Aperte o botão de som uma vez se quiser chamada por voz: os navegadores bloqueiam áudio até o primeiro clique humano.
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   Chame o primeiro

   O atendente clica em "Próximo" no navegador dele. O aviso sai para o cliente e o número aparece no painel com o guichê. No plano Business dá para atender pelo bot do Telegram, sem tela de computador no balcão.

Os quatro passos levam uns dez minutos de verdade, e a maior parte desse tempo vai em imprimir o cartaz e colar na parede.

Totem e QR code lado a lado

A vantagem que o totem não consegue dar

O totem entrega o número para quem já está na porta, e por isso a espera começa na entrada. O QR code funciona de qualquer lugar: o cliente pega a senha ainda no estacionamento ou dentro do ônibus, e chega com a fila já andada.

E quem chega sem celular

Essa é a primeira pergunta em clínica, cartório e órgão público, e a resposta não depende de comprar nada. O atendente coloca a pessoa na fila manualmente, com um clique. Ou você deixa um tablet velho na entrada como quiosque: um botão, um número e, se o seu público espera papel na mão, a senha impressa. Quiosque e impressão de senha em papel estão no plano grátis.

Quem pegou a senha e guardou o celular no bolso continua na fila do mesmo jeito: o painel mostra e chama o número em voz alta, e o atendente vê a lista de quem está esperando na tela dele.

Como o cliente sabe que a vez está chegando

• Aviso no navegador. Chega ao celular depois que a pessoa autoriza, sem aplicativo, e está no plano grátis.
• Mensagem no Telegram. O cliente conecta com um toque na própria página da senha e passa a receber a chamada e a troca de guichê.
• E-mail para o cliente. Entra no plano Business Pro, ao lado dos dois canais acima.
• O painel do salão. Mostra e fala o número. Basta para quem não quer aviso nenhum no celular.

O que não existe é dito na cara: não enviamos SMS, não enviamos WhatsApp e não temos aplicativo para instalar. Na linha de custo isso é uma vantagem, porque não existe fatura que cresce a cada mensagem em dia cheio. E a senha continua sendo um link, que o cliente abre, guarda ou repassa por onde quiser, inclusive pelo mensageiro que ele já usa.

A conta em números

Abaixo está tudo o que entra na operação, sem linha que aparece depois da assinatura.

• Um ou dois guichês: grátis, sem prazo e sem limite de senhas, com painel, quiosque, QR code, avisos e as estatísticas do dia.
• Plano Business: US$ 49 por mês para 10 guichês. Acrescenta serviços com roteamento por guichê, agendamento por horário, sua identidade visual no painel, chamada por voz feita no servidor e análise por período. Guichê extra por US$ 10 ao mês.
• Plano Business Pro: US$ 79 por mês para 30 guichês, com rede de unidades, exportação para Excel, previsão de movimento, integrações por API e e-mail para o cliente.
• Equipamento: zero, se já existe uma TV no salão. Se não existe, uma TV comum e um aparelho pequeno com navegador.

A cobrança é por guichê, não por número de clientes: o dia de pico e o dia fraco têm a mesma fatura.

Quando o totem continua sendo a escolha certa

Nem todo caso é igual, e três deles justificam um aparelho na entrada:

• Lugar onde o celular fica na portaria ou é proibido no salão.
• Público em que a maioria não carrega celular com câmera, e um tablet como quiosque não dá conta.
• Procedimento que exige senha impressa e carimbada para cada pessoa atendida.

Fora dessas situações, o aparelho compra uma função que o celular do cliente faz de graça. O teste é simples e dura uma semana: pendure o cartaz ao lado do totem e depois veja de onde saíram as senhas.