Minutka
Un bon message de rappel de rendez-vous dit qui écrit, le jour avec la date, l’heure, l’adresse et comment annuler ou déplacer. Envoyez-le la veille en fin de journée, ajoutez un mot le matin même pour les rendez-vous lointains, et restez sous 160 caractères en SMS. Voici des modèles à copier, par métier.
Les six éléments d’un rappel qui sert à quelque chose
Un rappel se lit sur l’écran verrouillé, en deux secondes, souvent entre deux autres messages. S’il oblige la personne à ouvrir son agenda ou à chercher votre adresse, il a raté son but. Voici ce qui doit y figurer, dans l’ordre où on le lit.
| Élément | Pourquoi | Comment l’écrire |
|---|---|---|
| Qui écrit | un message anonyme ressemble à une arnaque | le nom de l’établissement en premier mot |
| Le jour et la date | « demain » devient faux si le message est lu après minuit | jeudi 14 novembre, pas seulement 14/11 |
| L’heure | c’est la seule information que tout le monde cherche | 14 h 30, sans « après-midi » ni AM/PM |
| L’adresse | la personne qui vient pour la première fois se perd | rue et repère : « face à la pharmacie » |
| Annuler ou déplacer | sans issue simple, l’absent ne prévient pas | un numéro, un lien, ou « répondez à ce message » |
| À apporter | seulement si l’oubli rend la visite inutile | une courte liste, trois choses au plus |
Le deuxième point est le plus souvent oublié. Un message programmé à 23 h 50 et lu à 0 h 10 qui dit « demain » envoie quelqu’un au mauvais jour. Le jour de la semaine avec la date règle ce problème une fois pour toutes, et il aide aussi les personnes qui ont plusieurs rendez-vous dans la semaine.
Quand envoyer : la veille, le jour J, et rarement plus
Trois moments suffisent pour presque tous les métiers. Au-delà, le rappel devient du bruit, et le bruit finit en notification désactivée.
| Moment | À quoi il sert | Pour qui |
|---|---|---|
| À la prise du rendez-vous | garder une trace écrite de la date, de l’heure et de l’adresse | tout le monde |
| Deux ou trois jours avant | demander une confirmation et libérer les créneaux refusés | rendez-vous pris longtemps à l’avance, longs ou coûteux |
| La veille, entre 17 h et 19 h | le rappel principal : il reste le temps de prévenir | tout le monde |
| Le jour J, une à deux heures avant | rattraper l’oubli pur et simple | rendez-vous du matin pris il y a longtemps, clients habitués aux retards |
Évitez les envois tôt le matin, tard le soir et pendant les heures de prière ou de repas de vos clients si vous les connaissez. Pour un rendez-vous le lundi, envoyez le rappel le samedi si vous êtes fermé le dimanche, plutôt qu’un message du dimanche soir que vous ne pourrez pas traiter.
Longueur d’un SMS : pourquoi 160 caractères deviennent parfois 70
Un SMS standard contient 160 caractères, à condition de n’utiliser que l’alphabet GSM de base. Cet alphabet connaît é, è, à et ù, mais pas ê, â, î, ô, û, ni le ç minuscule, ni l’apostrophe typographique ’ que les téléphones et les traitements de texte insèrent souvent à la place de l’apostrophe droite. Un seul de ces caractères fait passer tout le message en mode Unicode, limité à 70 caractères.
| Message | Limite d’un SMS | Au-delà, chaque partie fait |
|---|---|---|
| Alphabet GSM seul (é, è, à, ù, apostrophe droite) | 160 caractères | 153 caractères |
| Avec ê, ô, ç, ’ ou un émoji | 70 caractères | 67 caractères |
Si vos SMS sont illimités, cela ne change que la lisibilité. Si vous payez à l’unité ou passez par un fournisseur, cela triple parfois la facture. Les modèles SMS ci-dessous sont écrits avec l’apostrophe droite et sans ê, ô ni ç pour cette raison. Le symbole € compte pour deux caractères : une raison de plus pour laisser le prix hors du rappel.
Modèles de SMS de rappel par métier
Remplacez les crochets, relisez à voix haute une fois, et enregistrez le modèle dans votre téléphone. La plupart tiennent dans un SMS de 160 caractères avec des noms et des adresses courts ; celui de l’administration, avec sa liste de pièces, en prend souvent deux.
Cabinet médical
Cabinet du Dr [Nom] : rappel de votre rendez-vous [jour] [date] à [heure], [adresse]. Pour annuler ou déplacer : [numéro]. Merci de prévenir la veille.
Jamais de motif, d’examen ni de résultat dans un SMS : le téléphone peut être lu par un proche. Si le patient doit être à jeun ou apporter une ordonnance, dites-le au moment de la prise du rendez-vous, pas dans le rappel.
Dentiste
[Cabinet dentaire] : RDV [jour] [date] à [heure] avec le Dr [Nom], [adresse]. Merci d'arriver 10 min en avance. Un imprévu ? Appelez le [numéro].
Les séances de soins dentaires sont souvent longues et bloquent un fauteuil : c’est le métier où la demande de confirmation deux jours avant rapporte le plus.
Salon de coiffure, barbier, institut de beauté
Bonjour [Prénom], c'est [Salon]. On vous attend [jour] à [heure] pour [prestation]. Un imprévu ? Répondez à ce message, on trouve un autre créneau. Bonne soirée
Ici le ton peut être plus chaleureux, et le prénom passe très bien. La réponse directe au message est plus simple pour le client qu’un lien, et vous la lirez de toute façon entre deux coupes.
Garage
[Garage] : rappel, rendez-vous atelier [jour] [date] à [heure] pour votre [modèle du véhicule], [adresse]. Durée prévue : [durée]. Pour reporter : [numéro].
La durée prévue évite la question la plus fréquente au comptoir, celle de savoir s’il faut attendre sur place. Si le client doit laisser les clés la veille, c’est l’information à mettre en premier.
Administration, mairie, guichet de service public
[Service], dossier [référence] : rendez-vous [jour] [date] à [heure], [adresse], guichet [numéro]. Apportez : [pièces]. Pour annuler : [lien]. Merci de ne pas répondre à ce SMS.
Pour l’usager, la liste des pièces est l’information principale : un dossier incomplet, c’est un déplacement pour rien et un second rendez-vous. Si la liste est longue, mettez le lien vers la page qui la détaille plutôt que de couper le SMS en trois.
Le mot du jour J, pour tous les métiers
Rappel : [Établissement] vous attend aujourd'hui à [heure], [adresse]. Retard ou imprévu : [numéro].
Modèle d’e-mail de rappel
L’e-mail a de la place, et c’est son piège : on y met tout. Gardez la même structure que le SMS, en ajoutant ce qui ne tient pas ailleurs, comme le plan d’accès ou la liste des documents.
Objet : Rappel : votre rendez-vous du [jour] [date] à [heure]
Bonjour [Madame / Monsieur] [Nom],
Nous vous rappelons votre rendez-vous chez [Établissement] le [jour] [date] à [heure], avec [nom de la personne ou du service].
Adresse : [adresse], [repère]. [Lien vers le plan.]
À apporter : [liste courte].
Si vous ne pouvez pas venir, merci de nous prévenir avant [heure limite] en répondant à cet e-mail ou au [numéro], afin que nous puissions proposer ce créneau à une autre personne.
Bonne journée,
[Signature, nom de l’établissement]
Mettez la date et l’heure dans l’objet : beaucoup de gens ne liront que lui. Pour un cabinet médical, le même modèle convient en retirant « avec [nom] » si le nom du spécialiste révèle à lui seul la nature de la consultation.
WhatsApp : le canal lu en premier, avec ses règles
Dans beaucoup de villes d’Afrique de l’Ouest et du Maghreb, un message WhatsApp est lu avant un SMS. Il a deux avantages : la personne voit votre nom et votre photo de profil, et elle répond dans la même conversation.
Bonjour [Prénom], ici [Établissement].
Petit rappel : votre rendez-vous est [jour] [date] à [heure].
Adresse : [adresse], [repère].
Vous venez bien ? Répondez OUI, ou dites-nous quel autre jour vous arrange.
- Écrivez depuis le numéro de l’établissement, pas depuis le téléphone personnel d’un employé : le client doit retrouver la conversation le jour où l’employé change.
- N’écrivez qu’à ceux qui vous ont donné leur numéro pour ce rendez-vous, et n’utilisez pas ce fil pour des promotions sans leur accord.
- Les réponses rapides de l’application WhatsApp Business vous évitent de retaper le modèle : un raccourci, et le texte s’affiche, prêt à compléter.
- Une liste de diffusion n’est pas un rappel. Elle envoie le même texte à tous, alors qu’un rappel porte une heure différente pour chacun.
Le ton : ce qui change d’un métier à l’autre
| Métier | Ton | À éviter |
|---|---|---|
| Cabinet médical, dentiste | formel, vouvoiement, titre du praticien | le motif, l’examen, tout détail de santé |
| Salon, barbier, institut | chaleureux, prénom, parfois tutoiement si c’est l’usage | la promotion glissée dans le rappel |
| Garage | direct, factuel | le montant du devis, qui appelle la discussion par SMS |
| Administration | neutre, référence du dossier | toute demande de mot de passe, de code ou de numéro de carte |
Les erreurs qui font manquer un rendez-vous
- « Demain » sans date. Faux dès que le message est lu après minuit ou envoyé un vendredi pour un lundi.
- Pas de nom en tête. Un numéro inconnu qui écrit « Rappel : rendez-vous à 10 h » est ignoré ou signalé.
- Aucun moyen d’annuler. Celui qui ne peut pas venir ne prévient pas s’il doit chercher comment faire : il ne vient simplement pas.
- Une adresse sans repère. Dans une rue sans numéro visible, « face à la station-service » vaut mieux que le code postal.
- Trop de messages. Quatre rappels pour une coupe de cheveux, et le client coupe les notifications de votre numéro pour toujours.
- Une demande de confirmation sans suite. Si personne ne lit les réponses, la question apprend au client que répondre ne sert à rien.
Envoyer ses rappels sans frais, à la main
Pour un salon, un cabinet ou un garage qui reçoit quelques dizaines de personnes par jour, l’envoi manuel fonctionne très bien et ne coûte rien de plus que votre forfait mobile. Il demande surtout de la régularité.
- 1
Enregistrer les modèles
Copiez vos deux ou trois modèles dans les réponses rapides de WhatsApp Business ou dans les raccourcis de texte du téléphone. - 2
Sortir la liste du lendemain
Chaque jour à la même heure, prenez les rendez-vous du lendemain dans votre agenda, avec le nom, l’heure et le numéro. - 3
Envoyer et cocher
Un message par personne, complété à la main. Cochez chaque envoi sur la liste : c’est elle qui dit qui a été prévenu. - 4
Noter les réponses
OUI, NON, demande de report : notez-les sur la même liste, et proposez les créneaux libérés à votre liste d’attente. - 5
Appeler les silencieux
Pour les rendez-vous longs ou coûteux sans réponse, un appel de trente secondes le matin reste le moyen le plus sûr.
Au-delà de quarante ou cinquante rendez-vous par jour, l’envoi manuel commence à prendre une vraie demi-heure. C’est le moment de regarder un outil qui envoie seul, en sachant qu’un envoi automatique de SMS ou de WhatsApp en nombre passe toujours par un fournisseur qui facture au message.
Ce que Minutka automatise, et ce qu’il ne fait pas
Disons-le d’abord : Minutka n’envoie ni SMS ni WhatsApp. Ses rappels partent par la notification du navigateur, par Telegram et, avec le forfait Business Pro, par e-mail. Pourquoi c’est un choix et où cela s’arrête est expliqué en détail dans prévenir un visiteur sans SMS ni WhatsApp. Voici ce qui se passe pour un rendez-vous pris en ligne.
| Ce qui se passe | Comment | Forfait |
|---|---|---|
| Confirmation à la réservation | date, heure, numéro, adresse et lien d’itinéraire | Business, 45 € par mois |
| Ajout à l’agenda du client | bouton qui ajoute le rendez-vous à son calendrier | Business |
| Rappel automatique | un rappel par rendez-vous, de 1 à 48 heures avant (1 heure par défaut) | Business |
| Demande de confirmation | question avec bouton ; sans réponse au délai fixé, le créneau est libéré | Business |
| Annulation ou report par le client | depuis sa page de rendez-vous, sans vous appeler | Business |
| Rappel par e-mail | pour ceux qui ont laissé leur adresse | Business Pro, 75 € par mois |
| Vos propres textes | modèle à vous avec la date, l’heure, le numéro et le nom de la file | Business Pro |
Deux limites à connaître avant de compter dessus. Le rappel automatique est unique : si vous le réglez à 24 heures pour qu’il parte la veille, il n’y a pas de second mot le matin, et inversement. Et il n’atteint que les personnes qui ont autorisé les notifications, lié le bot Telegram ou laissé leur e-mail. Pour vos clients qui ne font rien de tout cela, les modèles SMS et WhatsApp de cette page restent votre outil, envoyés depuis votre numéro.
Avec vos propres textes, les variables s’écrivent entre accolades, par exemple {date} et {time}, et se remplacent toutes seules à l’envoi. Les modèles ci-dessus s’y adaptent en remplaçant les crochets par ces variables. Pour choisir un logiciel de rendez-vous en général et savoir où s’arrête le gratuit, voyez logiciel de prise de rendez-vous gratuit.
Questions fréquentes
Que doit contenir un message de rappel de rendez-vous ?
Le nom de l’établissement, le jour de la semaine avec la date, l’heure, l’adresse avec un repère, et la façon d’annuler ou de déplacer. Ajoutez ce qu’il faut apporter seulement si c’est indispensable. Le motif d’une consultation, un prix ou une promotion n’ont rien à faire dans un rappel.
Quand envoyer le rappel ?
La veille, entre 17 h et 19 h, convient à la plupart des métiers : la personne a encore le temps de prévenir, et vous de proposer le créneau à quelqu’un d’autre. Pour un rendez-vous pris plusieurs semaines à l’avance, ajoutez une demande de confirmation deux ou trois jours avant. Le matin même, un mot court suffit.
Comment envoyer des rappels de rendez-vous gratuitement ?
À la main, depuis votre téléphone : vos SMS si votre forfait mobile les inclut, ou l’application WhatsApp Business, qui est gratuite et permet d’enregistrer des réponses rapides. Il faut une liste des rendez-vous du lendemain et dix minutes par jour. Les envois automatiques en nombre, eux, passent par un fournisseur payant.
Minutka envoie-t-il des SMS ou des messages WhatsApp ?
Non. Le rappel automatique de Minutka part en notification du navigateur et sur Telegram, et par e-mail avec le forfait Business Pro à 75 € par mois. Il n’atteint donc que les personnes qui ont activé l’un de ces canaux. Pour les autres, les modèles de cette page servent à écrire depuis votre propre numéro.
Faut-il demander une confirmation dans le rappel ?
Seulement si vous comptez en faire quelque chose. Une demande « Répondez OUI ou NON » n’a de sens que si vous lisez les réponses et libérez le créneau des personnes qui disent non. Indiquez alors dans le message jusqu’à quelle heure vous attendez la réponse, et ne libérez rien avant.
Écrit sur le fonctionnement des files d'attente et sur ce que vous pouvez y changer sans acheter de nouveau matériel.