Borne à tickets ou ticket sur le téléphone : ce que coûte vraiment chaque solution

Le prix d’une borne à tickets n’est qu’une ligne du devis. Sur trois ans s’y ajoutent la pose et le câblage, l’écran de la salle, la licence du logiciel, le contrat de maintenance et le papier, et ensemble ces lignes pèsent plus lourd que l’appareil. La même file d’attente tient dans une affiche avec un QR code et un écran que vous avez déjà, et deux guichets ne coûtent rien.

Ce qu’une borne vous vend, et ce qu’elle vous facture ensuite

Sur le devis, la borne est une ligne. Dans la vraie vie, elle en fait six, et trois d’entre elles reviennent chaque année.

• L’appareil à l’entrée. Un écran tactile et une imprimante thermique dans un caisson, de 900 € à 2 000 € pièce pour un modèle standard.
• L’écran de la salle. Une ligne séparée dans presque tous les devis, de 300 € à 1 200 €, avec son petit boîtier de lecture et son câble.
• La pose. Fixation, raccordement au réseau et à l’électricité, paramétrage des services et prise en main par l’équipe : de 300 € à 1 000 €. Si la salle n’a pas de prise réseau près de l’entrée, le passage du câble s’ajoute.
• Le logiciel. Un abonnement ou une licence de 480 € à 1 800 € par an, plus un support applicatif autour de 240 € par an et par borne.
• La maintenance. Un contrat matériel de 180 € à 550 € par an et par borne. Les réparations et les déplacements qu’il ne couvre pas sont facturés en plus.
• Le papier. Des rouleaux thermiques qui s’épuisent aux heures de pointe, c’est-à-dire au pire moment possible : le matin d’un jour chargé.

Tout cela achète une seule fonction : donner un numéro. Mettre les gens en ordre, appeler le suivant et garder la mémoire de la journée, c’est du logiciel, et c’est justement ce dont vous avez besoin.

Ce que coûte l’autre chemin

Le visiteur a déjà l’appareil dans la poche. Ce qu’il lui manque, c’est un endroit où scanner et une page qui lui dise où il en est. À quoi cela ressemble dans un commerce de proximité, comptoir par comptoir, est décrit dans la gestion de file d’attente en pharmacie.

• L’affiche. Une feuille imprimée avec le QR code de votre file, livrée avec la file elle-même. Une affiche par entrée suffit.
• L’écran de la salle. Un lien à ouvrir sur ce que vous avez déjà : un téléviseur, un vieil ordinateur, une tablette. Un appui sur le bouton du son, et l’écran annonce les numéros à voix haute.
• Le logiciel. Gratuit jusqu’à 2 guichets par compte, puis 45 € par mois pour 10 guichets.

Les deux solutions côte à côte

Le calcul sur trois ans, à faire avec votre devis

Aucune moyenne du marché ne vaut votre devis. Demandez au fournisseur chaque ligne ci-dessous séparément, remplissez la colonne du milieu, et comparez sur trois ans : c’est sur cette durée que les lignes annuelles finissent par dépasser le prix de l’appareil.

Le papier se calcule en une ligne : rouleaux par an = tickets par jour × jours ouvrés ÷ tickets par rouleau. Un rouleau de 80 mm sur 70 mètres donne environ 1 400 tickets de 5 cm. À 150 tickets par jour sur 300 jours, cela fait 33 rouleaux par an, à 1,96 € le rouleau vendu par deux sur une place de marché ivoirienne et jusqu’à 5 € chez un revendeur. Remplacez les deux premiers chiffres par les vôtres.

Trois ans côte à côte, avec les ordres de grandeur publiés

Même le bas de la fourchette, une borne d’entrée de gamme avec le contrat le moins cher, dépasse ce que coûtent trois ans de Business avec 10 guichets. Et l’écart se creuse avec chaque entrée : une deuxième porte, c’est une deuxième borne, une deuxième pose et un deuxième contrat, alors qu’ici c’est une deuxième affiche.

Ce que vous payez ici, et pour quoi

Vous payez des guichets, c’est-à-dire des postes qui servent des gens en même temps. Ni les visiteurs, ni les tickets, ni les sites ne sont comptés.

• Gratuit. Jusqu’à 2 guichets par compte et 2 employés par file, files illimitées. La borne sur tablette, l’écran d’affichage avec appel vocal, le QR code, les notifications push et Telegram, les statistiques du jour.
• Business, 45 € par mois pour 10 guichets. Les services avec aiguillage vers les guichets, la prise de rendez-vous, votre identité visuelle sur l’écran, l’analyse par période, la voix du serveur, les médias sur l’écran de la salle. Chaque guichet supplémentaire coûte 9 €.
• Business Pro, 75 € par mois pour 30 guichets. Le réseau de sites avec analyse consolidée, l’API, l’export Excel, la prévision de la charge, les e-mails au visiteur, l’écran sans notre badge.

Si c’est la prise de rendez-vous qui vous intéresse plus que la file, regardez d’abord où s’arrête le gratuit chez les éditeurs : c’est l’objet de l’article logiciel de prise de rendez-vous gratuit.

Quand la borne reste justifiée

Il y a des cas où le papier gagne, et les taire serait malhonnête.

• Le ticket sert de preuve. Un guichet administratif où l’usager doit repartir avec la trace de son passage a besoin d’un morceau de papier, pas d’un écran.
• Votre public n’a majoritairement pas de smartphone. Cela se mesure en une semaine, pas en une intuition : comptez combien de personnes scannent quand l’affiche est posée.
• La salle n’a pas de réseau. Sous-sol, bâtiment ancien, agence sans Wi-Fi ouvert : si le téléphone ne capte pas à l’entrée, le QR code ne sert à rien.
• Un marché public impose du matériel. Dans ce cas le choix n’est pas technique, et nous ne sommes pas votre fournisseur.

Dans les trois premiers cas, une tablette posée à l’entrée en mode borne fait le même travail pour le prix d’une tablette : on appuie sur un bouton, on obtient un numéro, et le ticket peut être imprimé si vous y branchez une imprimante. Ce mode borne est compris dans le forfait gratuit.

Passer à l’acte en un après-midi

1. 1

   Créez la file

   Un nom que vos visiteurs reconnaissent, comme l’enseigne sur la façade. Prenez un modèle si le vôtre existe : banque, clinique, pharmacie ou salon remplissent les guichets et les services à votre place.
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   Imprimez l’affiche avec le QR code

   Elle arrive prête avec la file. Posez-la là où les gens s’arrêtent : la porte, le comptoir, le portique. Une affiche par entrée suffit.
3. 3

   Ouvrez l’écran d’affichage

   C’est un lien à ouvrir sur un téléviseur, une tablette ou un vieil ordinateur avec un navigateur. Appuyez une fois sur le bouton du son si vous voulez l’appel vocal : les navigateurs refusent le son tant qu’un humain n’a pas cliqué.
4. 4

   Appelez le premier

   Votre agent appuie sur « Suivant » depuis son navigateur. Le visiteur reçoit sa notification, l’écran affiche le numéro et le guichet. Avec le forfait Business, l’agent peut aussi travailler depuis un bot Telegram.

Le temps réel de ces quatre étapes tourne autour de dix minutes, dont la plus grande part passe à imprimer l’affiche et à trouver où la coller.

Gardez les deux pendant un mois

La bonne décision ne se prend pas sur un tableau comparatif, la vôtre comprise. Laissez la borne en place, posez l’affiche à côté, et regardez au bout de quatre semaines combien de tickets sont sortis de chaque côté et à quel moment la grappe de gens devant l’entrée a cessé de se former. Si la borne gagne, vous aurez perdu une feuille de papier. Si elle perd, vous saurez quoi ne pas renouveler.