Электронный талон: как он устроен и как его выдать

Электронный талон это номер очереди, который живёт на странице в телефоне посетителя, а не на кусочке бумаги. Человек сканирует QR-код, получает номер и видит, сколько людей впереди; страница обновляется сама, а в момент вызова приходит уведомление. Ставить приложение и регистрироваться ему не нужно. Ниже: как талон выглядит, как его выдать и что делать с теми, у кого смартфона нет.

Что такое электронный талон

Электронный талон это номер очереди, у которого есть собственный адрес в интернете. Человек сканирует QR-код, попадает на страницу очереди, нажимает «Встать в очередь» и получает номер. Этот номер и есть талон: страница с ним остаётся открытой, обновляется сама и знает о человеке ровно столько, сколько компания попросила.

Главное отличие от бумажки в том, что бумажка односторонняя. Она сообщает номер и на этом всё. Электронный талон связан с очередью в обе стороны: он показывает, сколько людей впереди, меняется в момент вызова и позволяет человеку ответить, что он идёт или опаздывает.

Как он выглядит у посетителя

Путь посетителя занимает секунд двадцать и состоит из трёх экранов. Первый: страница очереди с названием и кнопкой. Второй: сам талон. Третий: вызов.

Что на талоне есть, кроме номера:

• сколько человек впереди и примерная оценка ожидания;
• кнопка выхода из очереди: человек, передумавший ждать, освобождает место сам;
• ответ «уже иду» или «опаздываю», если он отошёл;
• памятка компании: что взять с собой, какие документы нужны;
• код подтверждения в момент вызова, по которому оператор понимает, что подошёл тот самый человек.

Уведомления это отдельная часть, и именно она превращает талон из картинки в инструмент. Сервис предупреждает заранее, когда впереди остаётся несколько человек, и присылает вызов. Каналы без СМС: ВКонтакте, MAX, Telegram и push в браузере. Экран посетителя работает на 16 языках, так что талон читается и теми, кто по-русски не говорит.

Четыре способа выдать талон

Одного способа не хватает никогда: в любом зале найдётся человек, который не станет сканировать код. Рабочая схема это два способа одновременно, основной и запасной.

QR-код на плакате

Основной способ. Лист готовится в кабинете и печатается на офисном принтере. Важно не число листов, а места: код нужен там, где человек останавливается. На двери снаружи, у входа, на стойке. Один код в глубине зала означает, что очередь начнётся после того, как человек уже постоял в толпе.

Киоск у входа

Киоск это тот же экран очереди, только в режиме стойки: крупная кнопка «Взять талон» и крупный номер после нажатия. Открывается на обычном планшете, закреплённом на подставке. При желании киоск печатает бумажный талон на чековом принтере, и тогда человек уносит номер в руке, как привык.

Оператор вручную

На пульте есть кнопка «Добавить»: сотрудник выдаёт номер сам и называет его вслух. Это последний рубеж, и он нужен всегда. Практика показывает, что заметная доля талонов заводится именно так, особенно в первые недели, пока люди привыкают к коду на двери.

Что делать с теми, у кого нет смартфона

Это первый вопрос, который задают при внедрении, и правильный ответ на него не «их мало». Их достаточно, чтобы без запасного пути очередь снова стала устной.

1. 1
   Поставьте киоск у входа

   Планшет с одной кнопкой. Человеку не нужно ничего сканировать и ничего вводить: нажал, увидел номер, сел ждать.
2. 2
   Включите печать, если людей без телефонов много

   Чековый принтер к киоску выдаёт бумажный номер. Это единственная часть схемы, которую имеет смысл покупать, и только когда без неё действительно тяжело.
3. 3
   Сделайте табло громким

   Номер объявляется голосом. Человек с бумажным талоном или просто запомнивший цифру ориентируется на слух, а не на экран.
4. 4
   Оставьте оператору право выдать номер

   Любая нестандартная ситуация решается кнопкой «Добавить». Без неё сотрудник начнёт заводить людей «вне системы», и статистика поедет.

Электронный и бумажный талон: что меняется

Последняя строка важнее, чем кажется. Бумажный талон не оставляет после себя ничего, и любой спор о том, «долго ли у нас ждут», превращается в спор мнений. Что именно стоит считать и как этим пользоваться, разобрано в статье про управление очередями.

Сколько это стоит

Выдача электронных талонов, табло, киоск и уведомления посетителю работают на бесплатном тарифе «Минутки»: очередей и точек сколько угодно, а ограничений два. Первое на окна, их 2 на кабинет: окно это место, где принимают одновременно, а не сотрудник и не очередь. Второе на сотрудников, их двое на очередь. Выдачу талонов это не ограничивает, упирается только число тех, кто вызывает людей одновременно.

Платить приходится тогда, когда окон становится больше: 10 окон в тарифе «Бизнес» и 30 в «Бизнес Про», дальше окна докупаются поштучно. Услуги с маршрутизацией по окнам и запись по времени тоже платные. Подробный разбор цен, в том числе сравнение с закупкой терминала, лежит в статье сколько стоит электронная очередь.

Коротко

• Электронный талон это номер на странице в телефоне, а не бумажка с цифрой.
• Приложение и регистрация посетителю не нужны: он открывает ссылку из QR-кода.
• На талоне видна позиция и оценка ожидания, а вызов приходит уведомлением.
• Запасной путь обязателен: киоск, печать номера и кнопка выдачи у оператора.
• Главное, чего нет у бумаги: данные, по которым потом можно что-то улучшить.